Sicil Defteri

PERSONEL SİCİL AMİRLERİ

PERSONEL DİSİPLİN AMİRLERİ

PERSONEL SİCİL DOSYASI

SİCİL DEFTERİ

SİCİL RAPORLARI

PERSONEL SİCİL AMİRLERİ

Özel öğretim kurumlarında görevli personelin birinci, ikinci ve gerektiğinde görüşüne başvurulacak üçüncü sicil amirlerinin kimler olacağı Ek-1 çizelgesinde gösterilmiştir.

(Adaylık İşlemleri İle Sicil ve Disiplin Amirleri Hakkında Yönerge, m-45)

DİSİPLİN AMİRLERİ

Kurumlarda görevli personelin disiplin amirleri 625 sayılı Kanun’un 47. 48. maddeleri gereğince 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Kanuna dayalı yönetmeliklerle yetkili kılınan amir ve mercilerdir.

(Adaylık İşlemleri İle Sicil ve Disiplin Amirleri Hakkında Yönerge, m-46)

PERSONEL SİCİL DOSYASI :

Sicil Dosyası

Madde 7- Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil dosyalarına sicil amirlerince düzenlenen gizli sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporları,mal beyannameleri, vali ve kaymakamlarca düzenlenen ek sicil raporları konur.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 7)

Özlük ve Sicil Dosyasının Önemi
Madde 10 - Devlet Memurlarının ehliyetlerinin tesbitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde,emekliye çıkarma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır. Kurum değiştiren memurların özlük ve sicil dosyaları yeni kurumlarına eksiksiz olarak gönderilir.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 10 )

PERSONEL SİCİL DEFTERİ

Memur Kütüğü

Madde 4- Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kütüklerine kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir.

Kütüğün her memura ait bölümüne, memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memur kütükleri özlük işleri birimlerince tutulur.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 4 )

Madde 143- (Değişik: 06/04/1987 - 2231 s.T.D.)

1. Okullarda tutulması Zorunlu Olan Defter, Dosya ve Çizelgeler Şunlardır:

3. Kırtasiyeciliğin azaltılması, idari usul ve işlemlerin süratli ve sağlıklı yürütülmesini sağlamak için;

d) Bazı okullarda aynı tutulan öğretmen, memur ve hizmetli sicil defteri birleştirilmiştir.

(Lise Ortaokul Yönetmeliği m - 143 )

SİCİL RAPORLARI

A) Tanımlar :

Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden;

a) Sicil Raporu: Sicil amirlerinin, mesleki ehliyetin belirlenmesini sağlayan soruları not usulüyle, şahsiyetle ilgili konuların mütalaa şeklinde değerlendirerek memurların mesleki ehliyetleriyle şahsi meziyet ve kusurlarını belirledikleri bu Yönetmeliğe ekli formu,

b) Sicil Amiri : 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 112 inci maddesin de öngörüldüğü şekilde yürürlüğe konulan yönetmelikler gereğince sicil raporlarını ilk (birinci), ikinci ve üçüncü derecedeki yetkili olarak doldurmakla görevlendirilen amirleri,

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 3 )

b ) Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı
Madde 12- Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulur. Raporlarının ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara teslim edilmesi şarttır.
Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını birinci fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılır.
Aday memurların sicil raporları işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde, 2 yıl süre ile adaylığa tabi tutulan aday memurların ikinci yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur.
Bir yıldan çok iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan memurların ikinci sicil raporları, adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu tarihte doldurulur.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 12 )

c ) Sicil Raporu Doldurmak İçin Gerekli Süre
Madde 13- Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır.
Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir.
İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl için geçerli sayılır.
Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır.
Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaıııası veya sicil verecek süre görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmetiçi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fıilen çalışmış olmak şarttır. Hizmetiçi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 13 )

d) Görevden Ayrılış Halinde Sicil Raporlanın Doldurulması
Madde 14- Bir görevde altı ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden on beş gün içinde doldurulur ve yeni görev yerlerine gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir.
Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurularak sicil raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.
Sicil Raporlarının Doldurulmasına Uygulanacak Not Usulü ve Notlarının Derecelendirilmesi:

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 14 )

e) Sicil Notlarının Değerlendirilmesi :

Madde 16- Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve yurtdışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirilir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmesi suretiyle de memurların sicil notu ortalaması bulunur ve buna göre sicil notu ortalaması;
a) 60'dan 75'e kadar olanlar orta,
b) 76'dan 89'a kadar olanlar iyi,
c) 90'dan 100'e kadar olanlar çok iyi,
derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılırlar.
Sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır.
Hizmet özelliklerinin gerektirmesi ve Devlet Personel Başkanlığının olumlu görüşünün alınması kaydıyla, kurumlar Devlet Memurları Sicil Raporunun Sicil Amirlerinin Memurun Mesleki Ehliyeti Hakkında Notlar bölümüne soru ilave edebilirler. İlave edilen sorular da 100 not üzerinden değerlendirilir.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 16 )

f ) Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi
Madde 17-Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru;
a) Dış görünüşü (kılık, kıyafet)
b) Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti,
c) Azim ve sebatkarlık, dürüstlük, sır saklamada güvenirlilik ve beşeri münasebetlerdeki başarısı,
d) Alkol, kumar vb. alışkanlıkları memuriyetlerini bağdaşmayacak ölçüde sürdürme gibi halleri,
e) Güvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı ölçüde düşünme, yalan söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları,
Bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar. Sicil döneminde edinilen bilgi ve müşahedelerden yararlanılarak yapılacak değerlendirme sonuçlarına göre memurların olumlu ve olumsuz yönleri, kusur ve noksanları hakkındaki düşünceler sicil raporunun şahsiyet değerlendirilmesine ait bölümüne ayrı, ayrı açık ve gereğine göre kısa veya teferruatlı olarak yazılır.
Sicil amirlerinin memurların genel durum ve davranışları hakkındaki düşünceleri, not takdirlerinde dikkate alınır.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 147)

g ) Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli

Madde 18- Sicil Raporları önceden hazırlanan müsveddelerden yararlanılarak herhangi bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur.Müsveddeler imha edilir.Fazla veya yanlış yazılan kelime veya notlar okunulacak surette çizilerek doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir.

Sicil Amirleri 16.madde uyarınca tespit edecekleri sicil notunu kendileri hesaplayarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazarlar.Memurların sicil notu ortalamaları özlük işleriyle görevli birimlerin başında bulunan amir veya en yakın yardımcıları , böyle bir birim yoksa özlük işleriyle görevli memurlardan en üst yöneticiler tarafından seçilenlerce hesaplanarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazılır.

(Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği m - 18 )

h ) Personel Sicil Kayıtları

Madde 57- Özel öğretim kurumlarının kadrolu idareci, öğretmen, uzman ve usta öğreticileriyle Aday öğretmen, uzman ve usta öğreticilerinin özlük dosyası ve sicil kayıtları il millî eğitim müdürlüklerince tutulur. Bir ilde görevli iken başka bir ildeki özel öğretim kurumlarında görev alan personelin sicil kayıtlarıyla özlük dosyası bir önceki il millî eğitim müdürlüğünden ayrılışıyla beraber istenir.
Özel öğretim kurumlarında görevlendirilen personelin sicil raporları il millî eğitim müdürlüğünce değerlendirilir. Sicili yetersiz olanların durumları Bakanlığa bildirilir. (20/08/1993 -21674 S.R.G.)

(Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği m - 57 )