SINIF GEÇME VE DİPLOMA DEFTERLERİYLE

DİPLOMALARIN TANZİMİNE DAİR TALİMAT

DİPLOMALAR

1.  I. devre diplomalarının numaraları okulun açıldığı günden başlamak (okul dışı ve asli öğrenci ayrı ayrı olmak) üzere sıra ile yürütülecektir.

Lise Edebiyat ve Fen kolu diplomalarının numaraları (okul dışı ve asli öğ­renci ayrı ayrı olmak üzere) Devlet Lise imtihanlarının ihdas edildiği 1954 - 1955 ders yılı yaz döneminden itibaren sıra ile yürütülecektir. Edebiyat ve Fen kolları için ayrı numara takip edilmeyecektir.

Diğer Orta dereceli okulların 2. devrelerinin diploma numaraları da okul dışı ve asli öğrenci ayrı ayrı olmak üzere yürütülecektir.

Bu okullardan Sanat Enstitüleri ile Kız Enstitüleri diploma numaraları bu okulların 3 yıllık mezun vermeğe başladığı öğretim yılından itibaren başlamak üzere sıra ile yürütülecektir. İki yıllık Enstitülerden beklemeye kalmış olanların diplomaları ise eski sıraya göre devam edecektir.

2. Diplomalar çok. güzel, okunaklı bir yazı ide ve sabit mürekkeple yazı­lacaktır. Diplomalardaki tarih kısmına yaz ve güz dönemlerine göre bitirme im­tihanlarının bitimini takip eden gün, diploma tarihi olarak yazılacaktır. Engel imtihanlarına kalanların diploma tarihleri de, engel imtihanının bitimini takip eden gün olarak yazılacaktır. 

3. Diplomalardaki öğrencilere ait doğum yılı, öğretim yılı ve okul numarası ve diploma numaraları kısımları, rakamla, diğer kısımlar ise yazı ile doldu­rulacaktır.

Sanat Enstitüleri diplomalarının sanatı kısmına, öğrencinin sanat dalı öğ­retim programındaki ifadelere göre (Dış giyim - Resim - El sanatları, Tesviye­cilik, Demircilik, Ağaçişleri, Motorculuk, Elektronik, Hadde, Kimya, Boya - Ap­re, Tipo Baskı gibi) yazılacaktır.

4. Diplomalara davranış notu yazılmayacaktır.

5. I. Devre diplomalarına yalnız 3 liralık harç pulu, II. Devre diploma­larına da 5 liralık harç pulu yapıştırılacaktır. Pulların imkân nispetinde tek veya az sayıda  olmasına çalışılacaktır. Pullar, tarih yazılmak ve okul mührü ile mü­hürlenmek suretiyle iptal edilecektir. En çok iki pul için bir iptal muamelesi ya­pılır ve 3 pul veya. daha fazlası yanyana yapıştırılamaz.

6. Orta dereceli okulları parasız yatılı okuyarak bitiren öğrencilerin diplo­maları puldan muaftır.

7. Milli Eğitim Müdürlüğüne soğuk damga ile tasdik için gönderilecek dip­lomalar, ilgililere temiz bir halde verilmesi sağlanmak üzere,katlanmayacak, iğne ve benzeri ile bağlanmayacak, düz bir halde iki karton arasında zarfa konacaktır.

Millî Eğitim Müdürlüklerince soğuk damga ile tasdik olunan diplomalar da yukarıda yazıldığı şekilde işleme tabi tutularak ilgili okul müdürlüklerine gön­derilecektir.

8. Diplomalardaki "Diploma derecesi" kısmına yazılacak olan (- İYİ -) ve (- PEKİYİ -) ke1imelerinin iki tarafına kalın ikişer çizgi çekilecek ve (P. İYİ) şeklinde kısaltılmış olarak derece yazılmayacaktır.

9. Fotoğrafı sonradan kaybolan diplomaların fotoğraf yerinin sol tarafın­daki boş yere yeniden bir fotoğraf yapıştırılarak okul müdürlüğünce imzalanıp mühürlenecektir. Bu durum ayrıca diplomanın arkasına açıklanarak okul mü­dürlüğünce imzalanıp mühürlenecektir.

10. Okul dışından bitirme imtihanlarına girenlerin diplomaları, imtihanı baş­ka bir okulda tamamlasalar dahi, imtihana ilk başladıkları okullarca düzenle­necektir.

11. Diplomalara imza sahipleri olan Milli Eğitim Müdürü ve okul müdürü­nün ad ve soyadları yazılacaktır.

 12. Girdikleri ilk 4 dönem sonunda başarısız olup da diğer dönemlerde Dip­loma almağa hak kazanmış olanlardan kayıt kabul şartlarını taşımayanların dip­lomalarının arkasına "orta dereceli okul imtihan yönetmeliklerinin yaş kaydına ba­kılmaz hükmünden faydalandırılamaz" şerhi verilerek okul müdürlüğünce mü­hürlenecek ve imzalanacaktır.

13. Bitirme imtihanlarına asli öğrenci olarak veya okul dışından girecekler için tek tip diplomalar düzenlenecektir. Asli öğrencilerle okul dışından imtihana girenlere aynı tip diploma verileceği cihetle okul dışından girenlerin diploma­lardaki (okul numarası) kısmının karşısındaki boş bölüm düz bir çizgi ile çi­zilmek suretiyle iki diploma arasındaki fark belirtilmiş olacak ve bu bölüme nu­mara yazılmayacaktır.

14. Her döneme ait diplomalar imtihanların bitiminden en geç üç (3) gün içinde düzenlenip tasdik için Millî Eğitim Müdürlüğüne gönderilmiş bulunacaktır. İmtihanını başka bir okula nakletmiş olanların imtihan sonuçları, ilgili öğrenci­nin imtihanlarının değerlendirilmesinin bittiği gün. okuluna bildirilecektir. Enge­le kalmış bulunmak gibi sebeplerle tespit edilen süre içinde tanzimi mümkün ol­mayan diplomalar sonradan tanzim edilerek gönderilecektir.

15. Mezunlara, geçici de olsa, çok zaruri ve öğrencilerin mağduriyetine se­bep olacak haller dışında "çıkma" veya benzeri belge verilmeyecektir. "Çıkma" verilmesi zaruri ise öğrencilerin dilekçelerinin altına veya arkasına öğrencinin diplomaya esas olan künyesi, mezuniyet durumu, ne iş ve hangi müessese için kullanılmak üzere bu çıkmanın tanzim edildiği yazılacak ve sonuna "Bu yazı­dan bilgi edinilmesi ve diploması alındığında iade edilmesi" kaydı ilâve edilerek okul müdürlüğünce imzalanıp mühürlenecektir. Posta ile gönderilmesinde ge­cikme olacak bir durum varsa tanzim edilen çıkmanın bir zarfa konulup zarfın kapak bölümü mühürlenmek suretiyle öğrenciye verilmesinde bir sakınca yoktur.

Çıkma verilen öğrencilere de tanzim edilen diplomaları zamanında verilir fakat çıkma verilen müesseseye durum bir yazı ile bildiri1ir.

Bir veya birkaç dersten imtihana devam edecek durumda bulunan öğren­cilerden durumlarının herhangi bir müesseseye bildirilmesini isteyenler hakkında da yukarıdaki işlem yapılır.

Yabancı memleketlerde öğrenim yapmak isteyen mezunlardan diplomaları henüz verilememiş olanlara, okuyacakları müesseselerden akseptans  yabancı em­niyet idarelerinden ikâmet müsaadesi alabilmelerini kayıt ve kabul işlemlerini, zamanında yaptırabilmelerini sağlamak için mezuniyet imtihanını hangi dönemde ve hangi derece ile başardıklarını gösteren birer vesika verilecektir. Bu vesika­lara diplomaların henüz tanzim safhasında bulunduğu, yabancı memleketlerdeki okullara kayıt ve kabul dışında geçerli. olmadığı belirtilecektir.

16. "Çıkma" ile kayıtları yapılan mezun öğrencilerin diplomaları ders yılı başladıktan en geç 10 gün sonraya kadar temin edilerek dosyalarına konulacaktır.

 17. Diplomalar İstanbul Milli Eğitim Basımevinden temin edilecektir. Diplomalar özel basımevlerinden veya bastırılmak suretiyle temin edilemez.

18. Diplomaların soğuk damgaları bundan böyle Milli Eğitim Müdürlük­leri soğuk damga temin edecekler, bu damga ile yalnız diplomalar damgalanacak ve soğuk damganın sorumluluğu Milli Eğitim Müdürlerine ait olacaktır.

Diplomaların soğuk damga için Milli Eğitim Bakanlığına gönderilme işlemi 1968 - 1969 öğretim yılından itibaren kaldırılmıştır.

DİPLOMA DEFTERLERİ

19. Diploma defterleri okul müdürlüklerince  İstanbul Milli Eğitim Basım­evinden veya özel basımevlerinden temin edilebilir.

20. Yaz - Güz ve Engel imtihanları sonunda mezun olan öğrenciler için ayrı ayrı diploma defteri düzenlenmeyecektir.

Bu dönemlerde mezun olan öğrenciler için son sınıf sınıf geçme defterinde­ki kayıtlara göre diplomalar düzenlenecektir. Diplomaların soğuk damga ile tas­diki için Milli Eğitim.Müdürlüğüne gönderilmesi sırasında diploma defteri yeri­ne İstanbul Milli Eğitim Basımevi veya Özel Basımevlerinden temin edilecek olan "……............. Diploması almaya hak kazananların listesi" adındaki form'dan 2 nüs­ha doldurulacaktır. Bu listelerin üst kısmında okulun adı, sayfa No :, ……............. diploması almaya hak kazananların listesi başlığı, dönemi, diploma tarihi ve öğ­retim yılı yazılıdır. Bir sahifesi 20 öğrencilik olan çizelge kısmında ise öğrenci­nin : sınıfı, okul no :, adı ve soyadı, baba adı, doğum yeri ve yılı, sanatı, diplo­ma no :, derece, diplomayı alanın imzası ve düşünceler bölümleri bulunmaktadır.

21. İki nüsha olarak tanzim edilecek olan bu listelere son sınıf öğrencileri sınıf ve numara sıralarına göre yazılacaktır.

22. Okul dışından mezun olan öğrenciler için de 2 nüsha olarak ayrıca tanzim edilecek olan bu listelerdeki "öğrencinin sınıfı" bölümüne "Okul Dışı" ya­zılacaktır.

23. Öğrencilerin 1ise Edebiyat veya Fen kollarından hangisinden mezun ol­dukları da "Öğrencinin sınıfı" bölümünde, Meslek okullarının sanat dalı da ilgili bölümde gösterilecektir.

24. Tanzim edilen listelenin alt kısmı bir çizgi ile kapatılacak ve "Diploma almaya hak kazanan ....... ………öğrenciden ibaret olan bu listenin kayıtlarımıza uygun olduğu tasdik olunur" yazıldıktan sonra Müdür Yardımcısı, Müdür Başyardım­cısı ve Müdür tarafından ad ve soyadları yazılarak imzalanacak ve okul mührü ile mühürlenecektir.

25. Diplomalar ve ikişer nüsha olarak düzenlenen bu listeler Milli Eğitim Müdürlüğüne her imtihan döneminin bitiminden en geç 3 gün sonraya gönderi­lir. Milli Eğitim Müdürlükleri 1isteler ile diplomaları karşılaştırarak kontrol eder­ler ve Diplomaları soğuk damga ile tasdik ederek ilgili yerlerini imzalarlar. Ay­rıca listeleri de "incelenmiştir" kaydı ile imzalar ve mühürler.

26. Bu işlemler en kısa zamanda bitirilir ve Diplomalar ile bir nüsha liste okul Müdürlüğüne iade edilir, diğer liste ise dosyalanarak saklanır. Bu liste okul­da son sınıf sınıf geçme temiz defteri ile birlikte ciltlenerek saklanır.

 27. Yaz - Güz ve Enge1 imtihanlarına ait her dönem sonunda diploma alma­ya hak kazanan öğrencilerin mezuniyet dönemleri, diploma numara, tarih ve de­receleri son sınıf sınıf geçme defterine yazılır.

28. Engel imtihanlarının bittiği tarihten itibaren son sınıf sınıf geçme müsvette defteri bütün ayrıntıları ile silintisiz ve kazıntısız olarak temize çekilir. Bu temiz son sınıf sınıf geçme defteri geçen, kalan, ertesi yıla kalan öğrencileri, dip­loma alanların diplomalarının dönem, numara, tarih ve derecelerini, okuldan ay­rılanları yani son sınıftaki bütün öğrencilerin durumlarını gösterir bir belge ola­rak arşivlenecektir. Okullarda diploma defterleri kalmayacaktır.

29. Temiz olarak hazırlanacak olan son sınıf sınıf geçme defteri esas olmak  üzere bir nüsha diploma defteri düzenlenecektir. Bu diploma defterinde o yıl son sınıfta okuyan bütün öğrenciler, sınıf geçme defterindeki esaslara göre işlene­ceğinden okuldan ayrılan, diploma alan, kalan ve ertesi yıla kalan bütün öğrenciler gösterilmiş olacaktır. Bir nüsha olarak hazırlanan diploma defterinde bü­tün öğrenciler yazılmış olacağından çeşitli dönemlerde diploma alan öğrencilerin diploma numaraları tabii olarak bir sıra takip etmeyecektir. Ertesi yıllarda diplo­ma numarasının başlangıcını tespit için sınıf geçme defteri ve diploma defteri  sonuna verilen son diploma numarasının yazılması faydalı olacaktır.

30. a) Son sınıf sınıf geçme defterinin temiz nüshasının son sahifesi altı çizilerek kapatılır ve "....….. sayfadan ibaret olan bu sınıf geçme defterinin kayıt­larımıza uygun olduğu tasdik olunur" yazılarak Müdür Yardımcısı Müdür Baş­yardımcısı ve Müdür tarafından ad ve soyadları yazılarak imzalanır ve mühür­lenir.

b) Bir nüsha olarak hazırlanan Diploma defterinin son sahifesi altına da aynı işlemler yapılır ve ".......: sayfadan ibaret olan diploma defterinin kayıtları­mıza uygun olduğu tasdik olunur" yazılır.

c) Diploma defterine fotoğraf yapıştırılmaz.

31. Son sınıf sınıf geçme temiz defteri ile diploma defteri en geç 30 Kasım tarihine kadar Milli Eğitim Müdürlüğüne gönderilecektir. Milli Eğitim Müdürlüklerince diploma ve sınıf geçme defterleri Yaz - Güz ve Engel imtihanları sonunda. gönderilmiş ve Milli Eğitim Müdürlüğünde dosyalanmış olan "............ diploması almaya hak kazananların listesi" ile karşılaştırılır. Uygunluk ve doğ­rulukları tespit edildikten sonra son sınıf sınıf geçme temiz defteri ve diploma defteri "İNCELENMİŞTİR" kaydı ile Millî Eğitim Müdürleri tarafından imza­lanır ve mühürlenir.

Bu işlemler tamamlanınca son sınıf sınıf geçme defteri okuluna iade edilir ve diploma defteri de Millî Eğitim Müdürlüğünde arşivlenir. Yaz-Güz ve Engel imtihanları sonunda gönderilen listeler ise bundan sonra normal evrak gibi iş­leme tabi tutulurlar.

32. Okul dışından imtihanlara giren öğrencilere ait sınıf geçme ve diploma defterleri için de aynı yol takip edilir.

Diploma defterlerinin bir nüshasının Millî Eğitim Bakanlığına gönderilme­si işlemi 1968 - 1969 öğretim yılından itibaren kaldırılmıştır

SINIF GEÇME DEFTERLERİ

33. Orta Derece1i okullar son sınıf geçme defterleri bir nüsha olarak bütün ayrıntıları ile silintisiz ve kazıntısız olarak hazırlanacaktır. (Fıkra 28) Bu defterler Millî Eğitim Müdürlüklerince incelenecek ve tasdik edilerek okullarına gönderilecektir.

34. Ara sınıflar sınıf geçme müsvette defterleri temize çekilmeyecektir. Bu­na karşılık müsvette sınıf geçme defterlerinin sonuçlarına göre 2 nüsha özet sı­nıf geçme defteri tanzim edilecektir.

35.İki nüsha özet sınıf geçme defterlerine yıl içinde tanzim edilen müsvette sınıf geçme defterinin sonuç kısmı aynen yazılacaktır. Öğrencinin ortalama ile geçtiği, öğretmenler kurulu kararı ile başarılı veya başarısız sayıldığı, 7 numara alarak geçtiği, sınıfta kaldığı, tasdikname ile ayrıldığı, kaydı silindiği ve buna ben­zer diğer bütün işlemler özet sınıf geçme defterinde gösterilmiş olacaktır.

36. İki nüsha olarak tanzim edilen özet sınıf geçme defterlerinin son sahife­si bir çizgi ile kapatılacak ve bunun altına "...... sayfadan ibaret olan bu sınıf geçme defterinin kayıtlarımıza uygun olduğu tasdik olunur" diye yazıldıktan sonra Müdür Yardımcısı, Müdür Başyardımcısı, ve Müdür tarafından ad ve soy­adları yazılarak imzalanacak ve okul mührü ile mühürlenecektir.

37. Özet sınıf geçme defterleri küçük sınıflardan başlamak ve klâsöre kon­duğu zaman en yüksek sınıf en alta gelecek şekilde düzenlenecektir.

38. Bu özet sınıf geçme defterlerinin  bir nüshası okulda saklanacak, diğer nüshası ise ileride gerekecek bir müracaat için arşivlenmek üzere Millî Eğitim Müdürlüğüne gönderilecektir.

39. Okul idarelerince ,kayıtlara uygunluğu tasdik edilmiş olan ve bir nüsha olarak gönderilmiş bulunan bu özet sınıf geçme defteri Millî Eğitim Müdürlük­lerinde arşivlenecektir.

40. Sınıf geçme defterleri en geç 30 Kasım tarihine kadar Millî Eğitim Mü­dürlüğüne gönderilecektir.

41. Sınıf geçme defterlerinin Millî Eğitim Bakanlığına gönderilme işlemi 1968 - 1969 öğretim yılından itibaren kaldırılmıştır.

GENEL HÜKÜMLER

42. Tanzim edilen sınıf geçme ve diploma defterlerinin her sahifesi bu def­terleri tanzim eden müdür yardımcıları tarafından (tarafımdan tanzim edilmiştir) şekliyle imza edilecektir.

43. Bir süre parasız yatılı okumuş olan öğrencilerin kaç yıl parasız yatılı ve­ya burslu okudukları - mecburi hizmet süreleri değil -  diploma ve sınıf geçme defterlerine yazılacaktır. .

44. Diploma, diploma defteri ve sınıf geçme defterlerinde silinti ve kazıntı bulunmayacaktır. Diplomalar da tasdikten sonra farkına varılacak yanlışlıklar, diploma ve defterlerde yanlış yerin üzeri okunabilecek şekilde çizilmek ve üstü­ne doğrusu yazılmak suretiyle düzeltilecek düzeltmenin okulca yapıldığı diplo­manın arkasına ve defterin münasip bir yerine şerh edilerek mühürlenecek ve imza edilecektir. Sınıf geçme defterlerinde sonradan farkına varılacak yanlışlıklar hakkında da aynı şekilde işlem yapılacaktır.

Yapılan bütün değişikliklerin Millî Eğitim Müdürlüklerinde saklanmakta olan defterler üzerinde de yapılabilmesi için durum Millî Eğitim Müdürlüğüne bildirilecektir.

45. Öğrencilerin adı, soyadı, doğum yeri ve yılının mahkeme kararı ile dü­zeltilmesi gibi sebeplerle meydana gelecek değişiklikler nüfus cüzdanlarındaki şerhlerle resen tespit edilebileceğinden bu gibi sebeplerle defter ve diplomalarda düzeltme yapılmayacaktır.

46. Sınıf geçme ve diploma defterlerinin yazılışında sınıf, şube ve öğrenci numara sıralarına riayet , edilecektir.

Meslek okulları sınıf geçme ve diploma defterlerine dersler öğretim prog­ramlarına bağlı ders dağıtım çizelgelerindeki sıraya göre yazılacaktır.

Beden eğitimi dersinden raporlu olan öğrencilerin not bölümü R harfi ile, okunmayan derslerin ilgili bölümleri (/) şeklinde, imtihanlara girmeyen öğren­cilerin ilgili bölümleri de (X)  işareti ile kapatılacaktır.

47 - Öğrencilerin adı, soyadı, baba adı, doğum yeri ve yılı nüfus cüzdan­larına uygun olarak yazılacaktır. Doğum yeri karşısına "Köyü" yazılı olan nü­fus cüzdanlarındaki köy adı "Nüfus hüviyet cüzdanının kayıtlı bulunduğu yer" kısmından bulunarak yazılacaktır. Diploma ve defterlerdeki doğum yeri kısmı­na "köyü" tabiri konulamaz. İsimler kısaltılmadan tam olarak yazılacaktır.

48. Defterlerin her sahifesi numaralanacak, sınıf ve şubelerin  yazılmasına sayfa başından başlanacak sınıf ve şubeler arasında boş kalacak haneler (X) şeklinde çizilerek kapatılacaktır.

49. Defterlerin her yaprağının sağ üst kenarı okul mührü ile mühürlene­cektir.

50. Sınıf geçme ve diploma defterleri ciltlenmede kolaylık sağlanmak üzere iç içe konmak suretiyle en çok onar yapraklık formalar halinde tanzim edilecek ve` defterler kenarları zımbalanarak bir dosya veya klâsöre takılacak veya bir bağla bağlanacaktır.

51. Yangın ve ev işgaller sebebiyle kayıtları bulunmayanlara Bakanlık Mü­dürler Komisyonunun 16.1.1938 tarih ve 7 sayılı kararı gereğince bu talimata bağlı örneğe göre verilecek öğrenim belgeleri Milli Eğitim Müdürlüklerince tas­dik edilecektir. 1968 - 1969 ders yılından önceki kayıtlar için Millî Eğitim Ba­kanlığından bilgi istenecektir.