Demirbaş Eşya Defteri

DEMİRBAŞ EŞYA DEFTERİ VE AYNİYAT İŞLEMLERİ

A) Demirbaş Eşyanın Tanımı

Madde 60 - Demirbaş eşya ve mefruşat, muayyen bir miada tâbi olmaksızın uzun zaman muhafaza ve istimal edilen eşya olup envai bağlı numaralı cetvelde gösterilmiştir·

Bu cetvele dahil eşya, bütçe formülünde demirbaş eşya ve mefruşattan başka ter-tiplere taallûk etse dahi ayniyat yönetmeliği bakımından demirbaş ve mefruşat addedilecektir.

(1) numaralı cetvele dahil olmayan ve fakat aynı evsafı haiz bulunan eşya vesair levazım dahi demirbaş kayıtlarına ithal edilecek ve bu kısma ait muhasebeye tâbi tutulacaktır.

Mahiyetlerinin Tayininde Tereddüt Edilen Eşya ve Levazım Mahiyetlerinin tayininde tereddüt edilen eşya ve levazım ilgili bakanlıktan sorularak bunların mahiyetleri tayin ve tespit olunur, Sarf Edilecek Maddelerin Tarifí

Gerek (1) numaralı cetvelin ve gerekse yukarıdaki tarifín haricinde kalıp doğrudan doğruya sarf ve kullanma neticesi muayyen bir müddet sonra kullanılamayacak bir hale gelen eşya ve levazım dahi istihlâk maddelerinden olup bunların başlıcaları (2) numaralı cetvelde gösterilmiştir,

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 60)

B) Demirbaş Eşya Dfteri;

1 - A Demirbaş Eşya Esas Defteri : Hertürlü tefriş malzemesi

A Demirbaş İcmal Defteri : Malzemenin alfabetik sıralaması

2 - B Demirbaş Esas Defteri : Laboratuvar malzemesi

B Demirbaş Yardımcı Defteri : Bölümler için ayrı listeler

3 - C Demirbaş Eşya Defteri : Kütüphane ve kitaplık kitapları

C Demirbaş periyodik Eserler Defteri : Dergi ve benzeri

Madde 22- Okullarda "Ayniyat Yönetmeliği" gereğince tutulması gereken demirbaş eşya ana defteri üç bölüme ayrılır ve ayn tutulur.
a) Okulun ana demirbaş eşya ve kuruluşları ile demirbaş eşyadan sayılan gereçleri yazmaya yarayan (A) demirbaş eşya ana defteri,

b) "Ayniyat Yönetmeliği"nin demirbaş tamamına giren okulun bütün ders aletlerini ve
gereçlerini yazmaya yarayan (B) demirbaş eşya ana defteri,

c) Okul kitaplığındaki kitapları yazmaya yarayan (C) demirbaş eşya ana defteri,

( Lise ve Ortaokullar Yönetmeliği Madde - 22)

Madde 23- "Ayniyat Yönetmeliği" hükümlerine uygun olarak hazırlanan bu defterler
ayniyat mutemetleri tarafından tutulur. Bu defterlerde sayfa numaraları bulunacak, her sayfa okul mührüyle mühürlenecek ve kaç sayfa olduğu da defterin birinci sayfasına yazılacaktır.Bu defterler okul kasasında ya da kilitli bir dolapta saklanır. Teftiş yetkisi olanlarla müdür ve müdür başyardımcısından ve ayniyatı saymak üzere toplanan komisyonlardan başkasına gösterilemez. Bu defterlerde kazıntı ve silinti bulunmaması ve öncelden ardıla, usulüne göre devredilmesi gerektir. Okullarda kitaplık kitaplarını, laboratuvar ve işliklerde bulunacak ders aletlerini bilimsel esaslara göre sınıflamak ve okul demirbaşının sayımını kolaylaştırmak. amacıyla her demirbaş eşya ana defteriyle birlikte birer yardımcı defter tutulur. Bu defterlerin şekillerin ihtiyaca göre okullarca saptanır.

( Lise ve Ortaokullar Yönetmeliği Madde - 23)

Tutulacak Defter ve Dosyalar ile Diğer İşlemler

Tutulacak Defter ve Dosyalar

Madde 50- Dershanelerde tutulacak defter ve dosyalar şunlardır:

n)(A), (B) ve (C) demirbaş eşya esas defteri. Defter, dosya ve kayıtların istenen bilgileri içermesi koşuluyla ayrıca bilgisayarla da tutulması mümkündür.

(Özel Dershaneler Tip Yönetmeliği Madde - 50 )

C) Yoğaltma Defterim ; Tükenen maddeler işlenir.Özel okullarda aranmaz .

Ambarları Muhasebesi Tüketme Maddeleri Nelerdir?

Madde 17- Kullanma ve sarfetmeye mahsus eşya ve levazım;

1- îkinci kısmın birinci fasliyle dördüncü kısımda tarif olunan demirbaş eşya ve mefruşat haricinde kalan inşaat ve yapıma mahsus her cins malzeme ile bunlara ait ilk ve yapılmış maddeler,

Yenilen, Íçilen, Giyilen, Kullanılmak Suretiyle Yıpranan ve Tükenen Eşya

2- Hastahane, mektep ve bunlara benzer müesseselerde yenilen, içilen, giyilen, kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen madde ve eşyalarla tıbbî, baytarî ve kimyevî ecza ve ilâçlar, burslu, yatılı ve fakir öğrencilere okullar tarafından verilen ders kitapları.

Basılı Kâğıt, Kırtasiye, Yakacak ve Aydınlatacak Maddeler

3- Her türlü Devlet, daire ve müesseselerinde kullanılan ve harcanan basılı kâğıt, kırtasiye, yakacak ve aydınlatacak maddelerinden ibarettir·

Kullanılacak ve Sarfedilecek Maddelerin Tasnifi

Kullanılacak ve sarfedilecek maddeler iki kısma ayrılmış ve bunlar için ayrı, ayrı esaslar kabul edilmiştir·

Doğrudan Doğruya Geçmesiyle Değerden Düşen Eşya

A- Yiyecek ve yakacak, tıbbî ecza ve veteriner eczası gibi doğrudan doğruya sarf olunan maddeler·

Zaman Geçmesiyle Değerden Düşen Eşya

B- Elbise vesair levazım gibi zaman geçmesiyle kullanmak yüzünden eskimek, yıpranmak suretiyle değerden düşen eşya (Bunların başlıcaları (2) numaralı cetvelde gösterilmiştir.)

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 17 )

Kullanılacak ve Sarf Edilecek Maddelerin Muhasebesinin Kimler Tarafından Yapılacağı

Madde 18- 17. maddede zikredilen kullanılacak ve sarf edilmeye mahsus eşya ve levazımın muhasebesi demirbaş eşya ve mefruşat hesabında olduğu gibi her dairenin tayin ve gösterileceği muhasipler tarafından ifa ve aynı esaslar dairesinde icra olunur.

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 18 )

Madde 25- Gündüzlü okullarda, ambar örgütü bulunmadığından yalnız "Kullanılan ve
Yoğaltılan Eşya ve Gereçler Defteri" tutulur. Bu defter "Ayniyat Yönetmeliği"ne bağlı (l6) numaralı defter örneğine göre düzenlenir. Harcaması fazla olan okulların laboratuvar ve işliklerinde harcamaların ayrıntılarını denetlemek üzere yardımcı defterler kullanılır.

( Lise ve Ortaokullar Yönetmeliği Madde - 25)

Madde 26- "Kullanılan ve Yoğaltılan Eşya ve Gereçler Defteri"nde her eşya ve gereç için karşılıklı iki sayfa aynlır. Bu sayfalardan birine giren ve öbürüne çıkan eşya ve gereçler yazılır. Aynı cins eşya ve gereçlerin fiyatları değişik olsa bile, aynı "giren eşya" sayfasına yazılır ve kendi değerleri üzerinden çıkarılır.

( Lise ve Ortaokullar Yönetmeliği Madde - 26)

Madde 27- "Kullanılan ve Yoğaltılan Eşya ve Gereçler Defteri"nin "giriş"e temel olan "Müspit evrakı"; faturalar, sayım ve devir tutanakları; merkezden ve bir depo ya da basım evinden gönderilen eşya ve gereçleri için de gönderme pusulaları, tezkereler ya da bunların onaylı örnekleridir. "Çıkış"a esas olan "müspit evrakı"; eşya ve gereçlerle ilgili işlik, laboratuvar şefleri, öğretmenler, başyardımcı ve iç hizmetler şeflerinin isteme tezkereleri, harcama yerini gösteren alındı tutanakları, deftere geçirilen ya da sayımdan noksan çıkan ya da dikkatsizlikle kırılan dökülen eşya ve gereçler için de ödendiğini bildiren belgeler, kaydının silinmesi ya da yok olmuş sayılmasını gösteren tutanaklardır

( Lise ve Ortaokullar Yönetmeliği Madde - 27)

D) Ambar Defteri ; Her malzeme ayrı sayfaya işlenir .

Ambar Esas Defteri ve Bunun Kayıt Şekli

Madde 19- Yukarıda zikredilen ayniyatın kayıt ve tespiti için (Nümune : 16) bir esas ambar defteri tutulacaktır,

Bu defterde, nümunesinde de görüleceği veçhile her cins eşya için karşılıklı sahifede nümunesinde de görüleceği vechile her cins eşya için karşılıklı sahife ayrılmıştır.. Bu sahifelerden birisi giriş, diğeri çıkış içindir·

Aynı Vasıfta Bulunan Eşya ve Levazımın Kayıt Şekli

Aynı evsafta bulunan eşya, kıymetleri değişse dahi aynı sahifeye giriş kayıt ve aynı kıymet üzerinden çıkış yapılmış olur·

Depolarda Kalite Ítibariyle Yapılmasına Lüzum Görülecek Tasnifler

Depolarda kalite itibariyle yapılmasna lüzum görülecek bazı tasnifler, depo talimatnameleriyle tespit edilir.

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 19)

Ambar Teşkilâtı Olan ve Olmayan Yerlerde Merkezdeki Kırtasiye, Yakacak ve Benzeri Levazımın Tâbi Olacağı Muamele

Madde 20- Ambar teşkilâtı olmayan yerlerde istihlâk maddeleri (kırtasiye, yakacak ve mümasili levazım gibi) ayniyat hesaplarına taallûk ettirilmez. Bunların dışarıdan satın alınması halinde ambar makbuzları istimal edilmeyerek nakit muhasipliğince yalnız ilmühaberleriyle iktifa edilmek üzere icap eden belgeler hazırlanır.Ambar teşkilâtı olan yerlerle kırtasiye vesaire gibi levazım ihracatı, sene nihayetlerinde yapılacak sayım ile tespit ve buna ihracat kayıtlan icra olunur·

Mektep ve Hastahanelerdeki Ístihlâk Maddelerinin Tâbi Olacağı Muamele

Mektep ve hastahane ve benzeri müesseseler gibi toptan istihlâk edilecek maddeler tedarik eden ve ambar mevcut olan müesseseler sarf ve istihlâk edeceği maddeler için özel yönetmelikleri mevcut olduğu takdirde bu talimatnameler ahkâmı tatbik olunur·

Ambar Defteri Üzerinde Sene Sonunda Yapılacak Muamele

Ambar defterinin girdi ve çıktı sahifeleri sene sonunda toplanarak çıkışa göre giriş fazlası ambar mevcudu demek olacağından yapılacak sayım sonucu bu miktar aynen çıktığı takdirde çıkış defteri toplamının altına; (ertesi sene devredilecek mevcut) şerhiyle zam edilerek giriş ve çıkış toplamları birbirine eşit kılınır.

Sayım Neticesinde Fazla veya Eksik Çıkarsa

Sayım neticesinde, mevcut fazla çıktığı takdirde fazla çıkan miktar ambar fazla-sı adı, ayrıca giriş toplamına zam ve noksan çıktığı takdirde ise noksan çıkan miktar, sorumlu memuru tarafından bu talimatname hükümleri dairesinde tanzim edilmek üzere devredilecek mevcuttan evvel ayn bir kalemde; (tartı ve sayımda çıkan nok-san) adıyla çıkış kaydolunur,

Sayım Tutanakları ve Bu Tutanakların Ne Suretle Doldurulacağı

Müfredatlı sayım tutanakları (Nümune: 17) ertesi seneye devredilecek miktarın evrakı müspitesidir.Bu mazbataların, (kayden görülen miktar) sütunu sayıma başlanmazdan evvel sayım kurulu tarafından kayıtların tetkiki ve toplamlarının tespitinden sonra doldurularak sayım işlemi yapılır.

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 20)

E) Ambardan Eşya Çıkarma ;

Her Gün Ìhtiyaca Göre Ambardan Çıkarılacak Eşyanın Ne Suretle Íhraç ve Bunların Nasıl Kontrol Edileceği

Madde 33 - Her gün, ihtiyaca göre müessesenin görevli memurlar tarafından tanzim kılınacak tabelâ veya ayniyat talep müzekkeresi (Nümune : 25) daire amiri veya müdürü tarafından imza edilmiş olduğu halde ayniyat mutemet veya muhasebesince tevdi edilir. Mutemet veya muhasiplikle adı geçen evrak üzerinde tatbikat icra edilerek ambardan çıkması lâzım gelen erzak ve eşyanın mevcut talebe veya hastalara göre muayyen olan miktara muvafık olup olmadığı, eşya ve adı geçen miada tâbi ise miadı muayenesinin geçip geçmediği, velhasıl mezkûr müessesece kabul edilmiş olan esaslara uyup uymadığı anlaşıldıktan sonra işbu talep müzekkeresinin altı imza edilerek ambara tevdi edilir veya işbu müzekkere muhteviyatı re'sen yerine getirilir·

Ambar Íhracat Pusulası Tanzimi ve Bunun Ístimali Sureti

Buna dayanarak ambar memurluğunca (Nümune : 26) bir ambar ihracat pusulası tanzim edilir· Bu pusula dip koçanıyla beraber iki kısımdan ibaret olup, biri eşyayı tesellüm eden memur tarafından altı imza edilmek üzere meşruhatı ve alınan eşyanın cins ve miktarıyla talep müzekkeresinin tarih ve numaralarını ihtiva edecek veçhile tertip olunmuştur.

Eşya Ambardan Çıktıktan Sonra Yapılacak Muamele

Eşya ambardan çıkarıldıktan sonra birinci kısmı talepname veya tabelâ dahi merbut olduğu halde ayniyat muhasebesine tevdi edilecek ve oraca buna müsteniden yevmiye ve esas defterlerinde eşyanın ihracat kaydı yürütülerek dip koçanı ambar kaydına esas olcaktır.

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 33)

F) Ambar Sayımı ;

Ambar Mevcutlarının Ne Zaman Sayılacağı

Madde 34 - Ambar mevcutları sene sonu sayımlarından başka ayrıca senede bir defa daire amirlerince lüzum görülecek zamanda sayılarak mevcut erzak, eşya ve saire ambar defteriyle tatbik edildikten sonra defterin altı, lüzumlu açıklama verilmek suretiyle heyet tarafından imza edilecektir

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 34)

Sene Sonunda Mevcut Eşyanın Tespitine Ait Cetvel Tanzimi ve Bunun Gönderilme Şekli.

Madde 35 - Sene sonunda mevcut eşyanın cins, miktar ve kıymet itibariyle girdi, çıktı sarfiyatını ve kalanlarını bildirir bir cetvel tanzim olunacak müessesenin mensup olduğu ayniyat saymanlıklarına ve bunlar tarafından da birleştirilerek bağlı bulunduğu bakanlıklar veya umumî idarelere irsal olunacaktır.

Sayım Mazbatalarının da cetvele Bağlanması

Sene nihayetindeki mevcudu bildiren ve tanzim kılınacak sayım mazbataları da işbu cetvele eklenecektir.

Ertesi Seneye Aktarılan Bakiyeler Hakkında Yapılacak Muamele

Sene sonunda ambar mevcudunu bildiren ve tanzim kılınacak cetvelde yazılı fazlalıklar yeni sene için açılacak deftere, geçen seneden aktarılan mevcut namıyle ve kezalik cins ve nev'i ve kıymet itibariyle devrolunarak eski defter kapatılacaktır.

Eski Defterin Tekrar Kullanılabileceği

Eski defter bir sene için daha kullanılmaya müsait olduğu takdirde eski kayıtlar kapatılmakla beraber bu defter, yine kullanılmaya devam olunur·

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 35)

Çürüyen veya Fire Veren Levazım Hakkında Yapılacak Ìşlem ve Buna Ait Müspit Evrak

Madde 36 - Sayım neticelerinde ambara dahil maddelerin çürümek veya fire vermekten doğacak noksanları, usulen çıktı müspit evrakı olur.Çürüme veya bozulma sebebiyle çıktı kaydı icap eden maddeler hakkında usulen bir mazbata tanzim edilerek bu mazbata çürüme veya bozulma yüzünden çıktı kaydı icap eden maddelerin çıktı müspit evrakı olur,

Fire Nispetlerinin Ne Suretle Tespit Edileceği

Fire nispetlerinin mahalince teşkil olunacak salâhiyettar ve uzman bir kurul eliyle tespit olunması ve merkezden onay istenmesinden sonra gelecek cevaba göre fire olarak kabulü emredilen miktarın çıktı kaydı gerekir·

Firenin Ìhracat Kaydına Ait Evrakı Müsbite

Bu takdirde çıktı müspit evrakı merkezin onay yazısıdır.

Evvelce Müsaadesi Alınan Fire Nispeti Íçin Yeniden Mezuniyet Ístihsaline Lüzum Olmadığı

Herhangi bir maddenin fire miktarı için merkezden bidayeten müsaade alınmış ise aynı cins maddenin müteakip senelerde fire hesabı evvelce alınan mezuniyete istinaden yapılır·

Sayım Neticesinde Fazla Çıkan Levazım Hakkında Yapılacak Muamele

Sayım neticesinde muhtelif sebeplerle fazla miktar tespit olunursa fazla çıkan miktar, tanzim olunacak bir tutanakla girdi kaydolunur. Fazla çıkan miktarın girdiği kaydı için merkezden mezuniyet istihsaline lüzum olmayıp sadece 36. madde gereğince teşkil olunacak uzman heyetin tutanağıyla yetinir ve girdi kaydı için bu tutanağa müspit evrak ittihaz olunur.

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 36)

G) Odalarda Demirbaş Listesi ;

Demirbaş Eşyayı Gösteren Bir Listenin, E§yanın Bulunduğu Yerlere Asıl-ması Hakkında

Madde 15- Her Bakanlık veya genel idareye bağlı merkez ve iller daire ve müesseselerinin muhtelif odalarında ve aksamında mevcut demirbaş eşya ve mefruşatın bir listesi (Nümune : 14) yapılarak oda veya kısmın münasip bir yerinde asılı bulundurulur·

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 15 )

H) Demirbaş Sayımı ;

Sene Başlangıcında Yapılacak Sayım Sonunda Noksan Çıkacak Eşya Hak-kında Ne Muamele Uygulanacağı

Madde 11 - Her sene başında bir heyet aracılığıyla demirbaş eşya ve mefruşat sayım ve kaydı ile tatbik edilmiştir. Şayet kayda nazaran noksan eşya çıkarsa noksan gösterilen nevi ve kıymeti, tanzim şekli aşağıda izah edilecek mazbataya bağlı müfredatlı bir cetvele yazılarak Sayıştay'a verilecek senelik cetvele zapt ve Sayıştay'ca ittihaz ve tebliğ olunacak karara uyarak kayıtlan silinecektir

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 11 )

Madde 28 - 25. maddede açıklanan kullanılan ve yoğaltılan eşya ve gereçler defterindeki eşya ve gereçler her malî yıl sonunda demirbaş eşya ve gereçler sayım komisyonu tarafından sayılarak kontrol edilir. Artık ya da eksik çıkan eşya ile yok edilen ve kaybedilen ya da ne için alınmışsa onun dışında harcanıp kullanılan eşya ve gereçler hakkında "Ayniyat Yönetmeliği" hükümleri uygulanır. (Ayniyat Muhasipleri Yönetmeliği 20. ve 21. maddeler).

(Lise Ortaokul Yönetmeliği Madde - 28 )

Ayrıca Bakınız Muayene ve Teslim Alma Komisyonu

İ) Demirbaş Eşyanın Numaralandırılması ;

Demirbaş Eşyanın Numaralanması

Madde 4 - Her daire ve müessesede mevcut demirbaş eşyadan çatal, bıçak, kaşık, tabak, kâse, fennî ve tıbbî alet edevat ile bunlara benzer damga vurulmasına ve eti-ket konulmasına kullanışlarının hususiyetine binaen imkân olmayan levâzım hariç olmak üzere bütün e§yanın üzerine kayıp olmayacak ve bozulmayacak bir surette ve mazbut bir şekilde birer numara konur· Bu numaraları bütün Devlet daireleri için mümkün olduğu kadar bir tipte olması temin edilecektir·

Fiyatı Belli Olmayan Demirbaş Eşyanın Fiyatlarının Ne Suretle Tespit Edileceği

Fiyatı belli olmayan veya teberru suretiyle Devlete mal edilen eşya ve levazıma, ayniyat saymanı da dahil olarak, ait oldukları dairelerce üç kişiden az olmamak üze-re seçilecek bir heyet eliyle kıymet biçilir·

Mahallerince fiyat ve kıymetlerinin tespiti mümkün bulunmayan eşya vesaire levâzımın, tespiti mümkün olan evsafının yazılmasıyla kıymetleri merkezden sorulur ve merkezden alınacak cevap kayda esas olur·

(Ayniyat Talimatnamesi Madde - 4 )

K) Demirbaş Eşyanın Kaydı ;

Demir Eşyanın Ne Suretle Kaydolunacağı

Madde 6- Her daire ve müessesede nümunesi bağlı (1) numaralı demirbaş eşya esas defteri tutulacaktır.. Bu deftere, nümunesinde de görüleceği veçhile eşya ve levazım, hususiyet ve teamüle göre cins, nevi, ölçü ve ağırlık gibi vasıflan, adetleri ve alış fıyatları veya takdir olunan kıymetleriyle nümunesinin altındaki izahat dairesin-de kaydolunur·

(Malî Danışma Komisyonunun 23/07/1941 tarihli ve 1941/466 numaralı kararıyla değiştirilmiş şekli)

Nakliye Ücretinin Ílâvesiyle Maliyet Fiyatının Ne Suretle Tespit Olunacağı

Eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirilmiş olursa nakil için yapılan her cins masrafların, alım fıyatına ilâvesi suretiyle tutan eşyanın kıymeti olarak kaydolunur, Buna imkân hâil olmadığı veya bu şeklin tatbikinde ilgili dairelerce fayda görülmediği takdirde eşyanın alım fıyatına nakliye vesair masraflara mukabil olmak' üzere %5 eklenerek tutarının kıymet hanesine yazılması suretiyle de işlem yapılabilir· "Ímkânsızlığın veya hakikî masarifì nakliyenin eklenmesi suretiyle işlem yapıl-masında fayda görülmediğinin takdiri alâkalı daireye ait olduğu için bunların ayrıca tevsikine lüzum yoktur"

Kayda Esas Faturalardır

Kayda esas faturalardır. Bu faturalar bayilerce birisi asıl, diğeri suret olmak ve ikinci nüshası kaydını ihtiva etmek ve bu ikinci nüshaya pul yapıştırılmamak üzere iki nüsha olarak tanzim edilecek, malın alındığında ayniyat saymanlar pullu nüshayı tahakkuk evrakı arasına koyacak ve diğer ikinci nüshayı nakit muhasibine merkezce Bakanlık veya umum müdürlük muhasebe müdürlerine tahakkuk evrakı meyanında tevdi olunan asıl nüshaya mutabık olduğu tasdik ettirilecek ve bu fatura evrakı müspite olarak ayniyat muhasipliğinde alıkonacaktır.Şayet alım, mutemet beyannameleriyle ödenmesi kabul edilen yirmi beş liraya kadar sınır içinde ise bu beyan-neme suretleri ayniyat saymanlığına verilir.

Faturalara Vasıflar Yazılması

Satın alınan levazımın hususî vaziyetlerine göre vasıflan faturada tamamen yazılı değilse ayniyat saymanı veya mutemedi, kendi kaydına esas olacak olan bu faturalardaki evsafa ait noksanlar tamamlar ve bayiine imza ettim.

Faturaların Nakit Saymanına Derhal Tasdik Ettirilmesi

Nakit saymanlar bir aylık sarfiyat evrakını ertesi ayın haftasında merkeze göndermek mecburiyetinde olduklarından geçmiş aylara ait ödeme faturalarının tasdiki gibi bir teklif karşısında kalmamaları için tahakkuk evrakının verilişinde bu evrakla bağlı asıl faturaların ikinci nüshası da muhasiplere verilecek ve hemen tasdik ettirilerek ayniyat saymanı veya mutemetlerince geri alacaktır.

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 6)

l) Demirbaş Eşyanın Fiyat Tespiti ;

Demirbaş Eşyanın Numaralanması

Fiyatı Belli Olmayan Demirbaş Eşyanın Fiyatlarının Ne Suretle Tespit Edileceği

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 4)

Tarihi ve Sanat Kıymeti Taşıyan Eşyanın Kıymetlerinin Ne Suretle Takdir Olunacağı

Madde 5 - Tarihî ve sanat kıymeti haiz nevi eşya, kitap vesaire ile kıymeti takdirinde bilirkişiye ihtiyaç gösteren sair eşya için bu heyetlere lüzumu kadar bilirkişi de ilâve olunur,

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 5)

M) Demirbaş Eşyanın Satışı ve Yok Edilmesi ;

Demirbaş Eşyanın Satışı veya Yokedilmesi

Madde 8- Bir Bakanlık genel idarenin çeşitli şubelerinin birisinden diğerine ve daire amirlerinin muvafakatıyle bütçeleri ayrı iki daireden birine verilecek veya çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmeyecek bir surette eskimiş ve köhne bir hale gelmesi yüzünden satılacak veya imha edilecek demirbaş eşya, (mefruşat dâhil) (Nümune : 2) kayıt silme müzekkerelerine istinaden esas defterindeki kendilerine ait kolonlara kaydedilecek ve silme sebebi, satılmış ise satış bedeli kayıtları üzerine işaret edilecektir·

Demirbaş Eşyanın Ne Suretle Satılacağı

Satış, eşyanın Maliyeye teslimi suretiyle Maliye tarafından yapılır.Maliyenin saymanlık teşkilâtı mevcut olmayan yerlerde bu teslime lüzum olmadığı gibi, eşyanın kıymeti, nakil masrafına mütehammil olmayan hallerde artırma, eksiltme ve ihale komisyonları vasıtasıyla yapılır.

Demirbaş Eşyanın Ne Suretle Yok Edileceği

Yok etme vaziyetlerinde bu komisyona nakit saymanı yerine ayniyat saymanı iştirak eder·

"Terkin, satma veya devir işlemleri:

Değeri, Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutara kadar olan eşyá ve levazımın ter-kin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ikinci derece ita amirlerinin, değeri belirlenen tutardan yukarı olanların terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ise ilgili Bakanın onayı ile yapılır"

şeklinde değiştirilmiştir.

Yukarıda belirtilen hükümle Bakanlığımıza verilen yetkiye dayanılarak, değeri 10.000.000.-TL liraya kadar olan eşya ve levazımın terkin, satma ve daireler arasında devir işlemlerinin mahallinde ikinci derece ita amirlerinin onayı ile, değeri 10.000.000.-TL. ve daha fazla olan eşya ve levazımla ilgili sözkonusu işlemlerin ise ilgili Bakanın onayı ile yapılması uygun görülmüştür. (4.6.1994 tarih 2195 S· R· G.) ve daha fazla olan eşya ve levazımla

Íki Daire Arasında Eşya Alınıp Verildiği Zaman Evrakı Müspitenin Ne Olacağı

Bir daireden diğer daireye verilecek eşya için, eşyayı alan dairenin kaydına esas, gönderen dairenin vereceği onaylı kayıt sureti, eşyayı veren dairenin ihracat müspit evrakı da alan dairenin vereceği tesellüm makbuzudur,

(*) Demirbaş hesaplarında kayıtlı olup alâkalı dairelerce satılmak üzere Maliye dairelerine teslim edilen eşya ve demirbaş haricindeki istimâle sarih olmayan diğer eşya ve malzeme karçılığında bunları teslim eden daireye Maliyece ayniyat tesellüm makbuzu verilip verilmiyeceği hakkındaki bir soru; Maliye Bakanlığınca, bu eşya ve malzeme için tesellüm makbuzu aranmasına mahal olmayıp, eşya ve malzemeyi teslim alan Maliye dairesince yazılacak bir yazı ile, satışı müteakip, satış bedelinin vezneye yatırıldığına dair olan makbuzun tarih ve numarasının ilgili daireye bildirilmesi suretiyle muamele ifası lâzım geldiği yolunda cevaplandırılmıştır. (1960),

Ancak, adı geçen eşyanın kıymetlerinde artma veya düşme ve vasıflarını değiştirecek derecede yapılacak tamirler sebebiyle kıymetlerinde husule gelecek artma ve eksilme esas defterinin özel sütununa geçilecektir· Kıymetlerin artma ve eksilme keyfiyeti 4. maddede yazılı komisyonlar tarafından

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 8)

N ) Kaybolan ve Kırılan Eşyanın Tanzimi ve Silinmesi

Demirbaş Eşyanın Kaybına veya Kırılıp Bozulmasına Sebebîyet Verenler

Madde 10- Demirbaş eşya ve levâzımın herhangi birinin dikkatsizlik neticesi olarak kaybolmasına veya kırılıp bozulmasına sebep olanlar ve takipte ihmali görülen saymanlar, Sayıştay Kanununun 30.maddesi mucibince bunlar ödemeye mecburdurlar·

Ayniyatın Ne Suretle Ödettirileceği

Ayniyatın ödetilmesi eşit vasıf ve şartlar içinde olmak üzere aynen, aynen ödeme mümkün olmayan hallerde zimmete geçtiği tarih ile ödeneceği tarih arasındaki en yüksek rayice göre para olarak olur. Íki tarih arasındaki en yüksek rayiç, o yerin Ticaret Odaları veya Belediye Heyetleri aracılığıyla tespit edilir.

Kıymeti Tespit Edilebilmiş Olan Tarihî ve Sanat Kıymeti Taşıyan Eşyanın Ne Suretle Ödettirileceği

Tarihî ve sanat kıymeti taşıyanların ödettirilmesine esas, yazılı tahmin edilmiş kıymetlidir.. Ödeme parası usul olarak gelire alınır ve makbuzu müspit evrak olarak saklanır.

Kaza Neticesi Ziyan Müspit Evrakı

Kaza neticesi kayıp ve kırılma keyfiyeti bir tezkere ile tevsik ve o yerin ita amirine imza ettrilir

Kayıttan Düşme Íşinin Ne Zaman Yapılabileceği

Bu tezkereler merkeze gönderilerek onaylandıktan sonra düzenlenecek (Nümune:

3) tutanağına dayanarak kayıttan düşme işlemi yapılır.

Kaza Neticesi Kırılan Eşya Kırıkları Hakkında Ne Muamele Yapılacağı

Kaza neticesi kınlan demirbaş eşyanın kırıklar bir kıymet ifade ettiği takdirde 8. madde hükmüne göre satışa çıkarılır.

Satışında fayda olmayan kırık eşya yok edilir

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 10)

O) Tarihi ve Sanat Kıymeti Olan Eşyanın Kaydı ;

Tarîhî ve Sanat Kıymeti Haiz Eşyanın Kayıt Şekli

Madde 14- Her Bakanlık veya genel idare bu talimatnamenin yürürlüğe girdiği tarihte kendi idaresi altında bulunan kütüphane ve müzelerde mevcut kitap ve eşyalardan tarihî ve sanat kıymeti bulunanlar yekdiğerinden ayırarak, kıymet takdiri mümkün olmayanları açık bir fikir verecek şekilde evsaf ve hususiyetlerini gösteren (Nümune : 8, 9 ve 10) ayrı bir esas defterinde, kıymeti bulunanları da mevcut kıy-metleri üzerinden diğer (Nümune: 11, 12 ve 13) defterde toplar ve hesabını verir·

(Malî Müşavere Komisyonunun 18/10/1957 tarih ve 6088 numaralı kararıyla eklenen fıkra):

Ancak, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı müzelerde mevcut tarihî ve sanat kıymeti haiz bulunup kıymetlerinin takdiri mümkün bulunmayan kitap, eşya ve eserlerle muayyen kıymeti olanların bir defterde ve tek envanter esasına göre kaydı yapılarak hesabı verilir.

(Ayniyat talimatnamesi Madde - 14)

Ö) Ayniyat Memurunun Görevleri ;

Ayniyat Memurunun Görevleri için tıklayın.

P) Kütüphane Ayniyat Talimatı ;

T.C·

MÍLLÎ EĞÍTÍM BAKANLIĞI

Kütüphaneler Müdürlüğü

Kütüphanelere Mahsus

Ayniyat Talimatnamesi Tatbikatı

Kütüphanelerimiz ayniyat işlerinin ne suretle yürütüleceği hakkında Maliye Bakanlığı ile yapılan temaslar neticesinde tekerrür ettirilen hususlar aşağıda gösterilmiştir.

Kütüphane memurluğu görevi kefalet tabi vazifelerde bulunduğundan bu görev-de, gerek doğrudan doğruya kütüphaneci kadrosuyla maaşla veya 2919 sayılı kanuna göre maaş karşılığı ücretle, gerek 5439 sayılı kanuna göre salâhiyetle çalışanların aylıklarından kefalet aidatı kesilmesi gerekir,

Kütüphane müdür ve başmemurları da vazifeleri icabı, ayniyata vazıulyed bulunduklarından bunlar da, kanunen mükellef memurlardan bulunmaktadırlar.

1 - Kütüphanenin mürakabesinden ve kütüphaneye ait her türlü eşya, malzeme, kitap vesairenin giriş ve çıkışından ve ayniyat talimatnamesine göre tutulacak defter ve hesaplarından, Ayniyat Muhasipliğine verilecek cetvellerden Bakanlığımıza karşı birinci derecede sorumlu olanlar, idare memuru olan müdür veya başmemurlar ve tek kadrolu kütüphanelerde de memurlardır.

Buna göre, bir kütüphanenin ayniyat mutemedi, o kütüphanenin idare memurluğunu yapan müdür veya başmemur, tek kadrolu kütüphanelerde de memur olması gerekir Ancak, kütüphanenin işletilebilmesi için birden fazla memuru bulunan kütüphanelerde diğer memurların da ayniyata el koymaları tabiî ve zaruridir.Bunların da ayniyattan sorumlu bulundurulmaları için :

a) Binası müsait ve ayru bir veya birkaç kitap deposu olan ve idare memurundan başka bir veya birden fazla memuru bulunan kütüphanelerde, idare memuru (müdür veya başmemur) ayniyat mutemedi olarak üzerindeki kitap ayniyatını, kadro ve bina durumuna göre kısımlara ayırmak suretiyle, memur ve kitap deposu miktarına göre münferit veya müşterek olarak diğer memurların uhdelerine vermek ve bu şekilde bu memurlar, üzerlerine aldıklar ayniyattan sorumlu bulundurmak lâzımdır· Bu memurlar, tesellüm ettikleri kitap ayniyatından her veçhile sorumludurlar.

b) Binası müsait olmayan, okuma salonu ile kitap deposu müşterek olan ve idare memurundan başka bir veya daha fazla memuru bulunan kütüphanelerde ayniyat mutemedi olan idare memuru ile birlikte diğer memurların da kütüphanenin bütün kitap ayniyatını tesellüm etmeleri ve sorumluluk altına alınmaları lazımdır.Bu halde de ayniyat mutemedi yine idare memuru olan müdür veya baş memurdur.

c) Müdür yardımcıları bulunan kütüphanelerde, müdürün gaybubetinde idare işlerinde olduğu gibi, ayniyat işlerine de bakması gerektiğine göre, müdür yardımcılarının da müdürle birlikte kitap ayniyatını tesellüm etmeleri ve sorumluluk altında bulunmaları lazımdır.Ancak, ayniyat mutemedi olarak sorumlu memur, müessesenin müdürü olacaktır.

2- Ayniyat mutemedi bulunan idare memuru müdür veya baş memur veya memur, işinden ayrılırken, müdür veya baş memur bulunanlar, üzerlerindeki kitap ayniyatını diğer memurların ve müdür yardımcılarının üzerlerine verilmiş olsalar da kütüphanenin demirbaş bütün eşya ve kitaplarını, kaydındaki vasıflarına göre tâdat ederek halefine veya vekâlet edecek yardımcısına veya vazifelendirilen memura usulüne göre devir ve teslim etmesi ve aralarında usulüne göre yapılacak devir ve tesellüm mazbatasının Bakanlığımıza gönderilmesi gerekir.

3- Ayniyat mutemetleri olan idare memurları (müdür ve baş memurlar) üzerlerindeki kitap ayniyatından diğer memurların sorumluluğuna verdikleri kısma veya kısımlara ait o memurdan alacakları tesellüm mazbatalarını idarelerinde muhafaza edeceklerdir,

4" Bakanlığımız bütçesinden yönetilen kütüphanelerimizin idare memurlarının isimleri, kütüphanesinin ayniyat mutemedi olarak Sayıştay Başkanlığına bildirilmiş tir.

5- Özel idare, vakıf, şahıs ve cemiyetler tarafìndan yönetilen genel kütüphanelerde, kadrolarında ayniyat muhasipliği yoksa, yukarıda izah edildiği gibi, idare memuru olan müdür, baş memur ve tek kadrolu kütüphanelerde de memuru, ayniyat mutemedi olarak sorumlu olacaktır.Buna göre vilâyet dahilinde özel idare, vakıf, şahıs ve cemiyetler tarafından yönetilen umumî kütüphanelerin idare memuru bulunan müdür, baş memur veya memurların isimleri ayniyat mutemedi olarak vilâyetçe Sayış-tay Başkanlığına bildirilecek ve keyfiyetten Bakanlığımıza malumat verilecektir.

6- Ayniyat mutemedi bulunan idare memurları, vazifeye yeni başladıklarında veya ayrılışlarında selef veya halefler arasında ikinci maddede yazılı olduğu gibi, usulüne göre devir ve tesellüm muamelesi yapılacak ve yeni idare memuru ve ayniyat mutemedi birinci maddenin (a) fıkrasına göre diğer memurların üzerine verilecek kitap ayni" yatını yeniden ve bizzat teslim ederek gerekli işlemi yapacaktır, Gerek bu devir ve tesellüm işinde ve gerek ayniyat talimatnamesinin 11 ve 12. maddelerine göre her sene yapılması gereken tâdat işinde yukarıda yazılı olduğu üzere hareket olunmalıdır.

Bu tamim hükümlerinin aynen tatbiki lazımdır.

Bu hususta başka türlü hareket edenler hakkında gerekli muamelenin yapılacağı ehemmiyetle tebliğ olunur,

( Ayniyat Talimatnamesi - Kütüphane Ayniyat Talimatnamesi )