(Bu yönetmelik 1 Haziran 1939 tarihinde yürürlüğe girmiştir.)

Birinci Kısım

AYNİYAT MUHASEBESİNİN KONUSU VE GÖREVLERİ

Ayniyat Saymanının Görevleri ve saymanların tarifi:

Madde 1- 1050 sayılı Genel Muhasebe Kanunun 99’uncu maddesini değiştiren 2586 numaralı Kanunda yazılı kara, deniz, hava ve jandarma savunma kuvvetlerine ait donatım, savaş malzemesi, giyim eşyası, yakacak ve yiyecek ve askeri fabrika ve kuruluşlar hariç olmak üzere diğer bütün Devlet daire ve kuruluşları ile (Döner sermaye ile idare edilenler de dahil) bunlara bağlı çeşitli kuruluşların yapım ve üretimleri ve bu daireler ve kuruluşlarda bulunan kullanılmaya, harcama ve tüketime ait bütün eşya ve gereçlerle her çeşit demirbaş eşyanın ( döşeme dahil) girip, çeşitli nedenlerle çıkması, bozulmak ve çürümekten  doğacak kayıpları, fire ve emsalinden meydana gelecek azalmaları ve ambar artımlarını kayıt ve takip etmek ve bunların hesaplarını vermek Ayniyat Saymanlarının asli görevlerindendir.

Ayniyat saymanı olarak Sayıştay’a zamanlarına ait hesabı vermekle görevli olanlar iki kısımdır:

1- Kadrolarında memuriyet unvanları doğrudan doğruya Ayniyat Saymanı olarak gösterilenler,

2- 2514 sayılı Sayıştay Kanununun 34’üncü maddesi gereğince bağlı oldukları Bakanlık ve Valiliklerce tespit ve Sayıştay’a bildirilecek olanlardır.

Ayniyat Mutemetleri:

Bunların dışında kalıp işlemlerinin önemsizliğinden ötürü hesap­larını sorumlu saymana vermesi gereken mutemetleri ve bağlı bulun­dukları saymanlıkları da Bakanlık veya Valilikler tayin ve tespit eder­ler. Merkezdeki (Bakanlıktaki) ayniyat saymanı kendi idare zamanına ait hesabından başka ona bağlı diğer saymanlıkların hesaplarını mer­keze getirterek Sayıştay’a göndereceği gibi, Genel Muhasebe Kanununun 105’inci maddesi gereğince Bakanlık  ve Valiliğin ayniyat hesabını kesin olarak yapmakla da görevlidirler.

Ayniyat hesabının kapsadığı işler:

Madde 2- Ayniyat hesabı yukarıda bahsedilen maddeler itibariyle üç kısma ayrılmıştır:

A- Demirbaş eşya ve döşeme hesabı,

B- Kullanmaya ve tüketime ait eşya ve gereçler ve ambar malları­nın muhasebesi,

C- Fabrika ve yapım yerleri (atölyeler)

İkinci Kısım

BİRİNCİ BÖLÜM

Demirbaş eşya hesap işleri (Döşeme dahil)

Demirbaş eşyanın neler olduğu:

Madde 3- Demirbaş eşya bu yönetmeliğin 60’ıncı maddesinde tarif edilmiş ve bunların çeşitleri (I) numaralı cetvelde gösterilmiştir.

Demirbaş eşyanın numaralanması:

Madde 4- Her daire ve kuruluşta bulunan demirbaş eşyadan çatal, bıçak, kaşık, tabak, kase, fenni ve tıbbi aletler ve takımlar ile bun­lara benzer damga vurulmasına ve etiket konulmasına (kullanışlarının özelliğinden ötürü) imkan olmayan gereçler hariç olmak üzere bütün eşyanın üzerine kaybolmayacak ve bozulmayacak şekilde birer numara konur. Bu numaraların bütün Devlet daireleri için (olanaklar içinde) bir tipte olması temin edilecektir.

Fiyatı belli olmayan demirbaş eşyanın değerlerinin ne suretle tespit edileceği:

Fiyatı bilinmeyen veya bağış suretiyle Devlete mal edilen eşya ve gereçlere, ayniyat saymanı da dahil olarak, ilgili idarece üç kişiden az olmamak üzere seçilecek bir komisyon tarafından değer biçilir.

Bulunulan yerde fiyatı ve değerinin belirtilmesi mümkün olmayan eşya ve diğer gereçlerin belirtilmesi mümkün olan özellikleri yazılıp değerleri merkezden sorulur ve alınacak cevap kayda esas olur.

Tarihi ve sanat değeri olan eşyanın değerlerinin ne suretle tespit olunacağı:

Madde 5- Tarihi ve sanat değeri olan her cins eşya, kitap ve ben­zerleri ile değerinin  belirlenmesinde uzman  kişiye ihtiyaç gösteren di­ğer eşya için bu komisyonlara yeteri kadar uzman da eklenir.

Demirbaş eşyanın ne suretle kayıt edileceği:

Madde 6- Her daire ve kuruluşta örneği ekli (I) numaralı demirbaş eşya esas defteri tutulacaktır. Bu deftere örneğinde görüleceği gibi eşya ve gereçler, özellik ve uygulama esaslarına göre cins, çeşit, boyut ve ağırlıkları gibi özellikleri, sayıları ve alış fiyatları veya sonradan biçilen değerleriyle örneğinin altındaki açıklamaya göre kayıt edilir.

Taşıma ücretinin eklenmesi ile mal oluş  değerinin  ne şekilde saptanacağı:

Eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirtilmiş olursa taşıma için yapılmış bütün harcamaların alınış fiyatına eklenmesi suretiyle elde edilen yeni kıymet o eşyanın değeri olarak kayıt edilir. Buna olanak bulunmadığı veya bu şeklin uygulanmasında ilgili dairelerce fayda görülmediği takdirde eşyanın satın alınış fiyatına, taşıma ve diğer harcamalara  karşılık olmak üzere % 5 eklenerek tutarın değer hanesine yazılması suretiyle de işlem yapılabilir. (Olanak bulunmaması veya gerçek taşıma ücretinin eklenmesi suretiyle işlem yapılmasında fayda görülmediğinin takdiri ilgili daireye ait olduğu için bunların ayrıca belgelenmesine gerek yoktur.)

Kayda esas faturalardır:

Kayda esas faturalardır. Bu faturalar, satıcılarca biri asıl, diğeri kopya olmak ve ikincisi (kopyadır) yazısını üzerinde bulundurmak ve bu ikinci kopyaya (*) pul yapıştırılmamak üzere iki kopya olarak düzenlenecek, malın teslim alınışında ayniyat saymanı, pullu olan birinci kopyayı ödeme belgeleri arasına koyacak ve ikinci kopyasını da para saymanına merkezde Bakanlık veya Genel Müdürlük Saymanlık Müdürlüğüne ödeme belgeleri içinde verilen fatura aslına uygun olduğunu onaylatacak ve bu fatura kopyası ayniyat saymanlığında gerekli belge olarak saklanacaktır. Şayet satın alma, mutemet beyannamesiyle silinmesi kabul edilen 25  (**) liraya kadar olan mallar için olmuşsa beyanname kopyası ayniyat saymanlığına verilir.

Satın alınan eşyanın özel durumlarına göre nitelikleri faturada tamamen kayıtlı değilse ayniyat saymanı veya mutemedi, kendi kaydına esas tutulacak bu faturalardaki eşyanın niteliklerine ait noksanları tamamlar ve satıcısına imza ettirir.

Faturaların para saymanına derhal tasdik ettirilmesi:

Para  saymanları bir aylık harcama belgelerini ertesi ayın haftasında merkeze göndermek zorunluluğunda olduklarından geçmiş aylara ait ödeme faturalarının onayı gibi bir teklif karşısında kalmamaları için ödeme belgelerini verilişi anında bu belgelere ekli asıl faturaların ikinci kopyaları da saymanlara verilecek ve hemen onaylatılarak ayniyat saymanı veya mutemetlerince geri alınacaktır.

Demirbaş eşyanın giriş belgeleri:

Madde 7- Esas defterine kaydedilecek demirbaş eşyanın giriş belgeleri ilk sayım ve tespitte bu işle görevli komisyon tarafından düzenlenerek ayrı ayrı yazılmış listelerdir.

Demirbaş eşyanın satışı veya yok edilmesi:

Madde 8- Bir Bakanlık veya il idaresinin çeşitli şubelerinin birinden diğerine ve daire amirlerinin izniyle bütçeleri ayrı iki daireden birine verilecek veya çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmeyecek bir şekilde yıpranmış ve eskimiş olması yüzünden satılacak veya yok edilecek demirbaş eşya (döşeme dahil), (numune: 2) kaydını silme yazısına dayanılarak esas defterindeki kendilerine ait sütunlara (bölünmelere) kaydedilecek ve kayıttan silme sebebi, satılmış ise satış fiyatı, kayıtları üzerine işaret edilecektir.

Demirbaş eşyanın ne suretle satılacağı:

Satış, eşyanın maliyeye teslimi suretiyle maliye tarafından yapılır. Maliyenin saymanlık teşkilatı bulunmayan yerlerde bu teslime lüzum olmadığı gibi, eşyanın değeri, gönderme  masrafına değmeyecek hallerde, artırma, eksiltme ve ihale komisyonları tarafından yapılır.

Demirbaş eşyanın ne suretle yok edileceği:

Yok etme durumlarında bu komisyona para saymanı yerine ay­niyat saymanı katılır

Telkin, satma veya devir işlemleri:

Değeri, maliye bakanlığınca belirlenecek tutara kadar olan eşya ve levazım terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ikinci derecede ita amirlerinin, değeri belirlenen tutardan yukarı olanların terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ise ilgili bakanın onayı ile yapılır.

(Bu yönetmelik 5 Mayıs 1994 tarih ve 21925 sayılı Resmi Gazetede yayınlanmıştır.

İki daire arasında eşya alınıp verildiğinde kaydın ne olacağı:

Bir daireden diğer daireye verilecek eşya için eşyayı alan dairenin kaydına esas, gönderen dairenin vereceği onaylı kayıt sureti, eşyayı veren dairenin çıkış belgesi de, alan dairenin vereceği tesellüm makbuzu (alındı alıtı.)dır.

Amortisman payının  ne suretle gösterileceği ve demirbaş eşyanın değerlerinde onarım sebebiyle artış veya eksilişin ne suretle kayıt edileceği:

Madde 9- Özel hükümlere göre amortisman payı göstermekle yükümlü bulunan daireler ve kuruluşlar ayrı olmak üzere demirbaş eşyanın çok kullanılma veya diğer sebeplerle aşınması gibi hallerde değerlerinden aşınma payı (amortisman) vesaire adı ile düşme yapılmayacağı gibi sabit ve döner sermayeli kuruluşlar hesap yönetmeliğinde açıklandığı gibi ayrıca amortisman  hesabı açacak daireler ve kuruluşlarda eşyanın hesaplanan amortisman  payları para saymanlığınca özel hesabına kayıt edilmekle yetinilerek bunlar için de ayniyat kayıtları üzerinde amortismana ait hiç bir işlem yapılmaz.

Ancak adı geçen eşyanın değerlerini artırma veya indirme ve niteliklerini değiştirecek surette yapılacak onarımlardan ötürü değerlerinde meydana gelecek artma ve eksilme, esas defterinin ilgili bölümüne geçirilecektir. Değerlerin artma ve eksilme niteliği  4 üncü maddede yazılı kurullarca yapılır.

Değeri tespit ettirilen eşyanın belgeleri:

Değeri tespit ettirilecek olan eşyaların nitelik ve değerlerinin değişmesinden sonra buna ait tutanak esas  belge olarak saklanır .

Demirbaş eşyanın kaybına veya kırılıp bozulmasına sebebiyet verenler:

Madde 10- Demirbaş eşya ve gereçlerin herhangi birinin dikkatsizlikten ötürü kaybolmasına veya kırılıp bozulmasına sebep olanlar ve kovuşturma ihmali bulunan saymanlar 832 sayılı Sayıştay Kanununun 45’inci maddesinin   3' üncü paragrafınca bunları ödemeye zorunludurlar.

Ayniyatın ne suretle ödetileceği:

Ayniyatın ödetilmesi eşit nitelik ve şartlar için de olmak üzere aynen, ödeme olanağı olmayan hallerde teslim alındığı tarih ile ödeneceği tarih arasındaki en yüksek fiyata göre parası ödenmek suretiyle olur. İki tarih arasındaki en yüksek fiyatın tespiti mahalli (yöresel) Ticaret Odaları veya Belediye Kurulları tarafından tespit ettirilir.

Değeri tespit edilebilmiş olan tarihi ve sanat değeri taşıyan eşyanın ne suretle ödetileceği:

Tarihi ve sanat değeri olanların ödettirilmesine esas, kayıtlı tahmini değerleridir. Ödenen para usulen gelire alınır ve alındı alıtı saklanır.

Kaza sonucu kaybolan eşyanın belgesi:

Kaza sonucu kaybolma veya kırılma durumu bir tutanakla tespit edilip mahalli amiri itaya onaylatılır.

Kayıttan düşme işinin ne zaman yapılabileceği:

Bu belgeler Bakanlığa gönderilerek (uygundur, onaylandı) yazısı alındıktan sonra, düzenlenecek (Numune: 3) tutanağa dayanılarak kayıttan silme işlemi yapılır.

Kaza sonucu kırılan eşya kırıkları hakkında ne işlem yapılacağı:

Kaza sonucu kırılan demirbaş eşyanın kırıkları değerli iseler 8’inci madde uyarınca satışa çıkarılır. Satışından yarar sağlanmayacak kırık eşya yok edilir.

Sene başında yapılacak sayım sonunda noksan çıkacak eşya hakkında ne işlem yapılacağı:

Madde 11- Her sene başında bir komisyon tarafından demirbaş eşya ve döşeme sayılarak kayıtları ile karşılaştırılır. Şayet kayıtlara nazaran noksan eşya çıkarsa noksan görülenlerin cins ve değeri düzenlenme şekli aşağıda açıklanacak tutanağa bağlı kapsamlı bir çizelgeye yazılarak Sayıştay’a verilecek senelik çizelgeye eklenir ve Sayıştay’ca alınıp duyurulacak karara göre kayıtları silinir

Sayımdan sonra yapılacak işlem ile sayım tutanakları ve yılı içinde alınan eşyanın cinsini ve sayısını gösteren çizelge ve bunlara ait belgelerin toplanıp Bakanlığa gönderilmesi işi:

Madde 12- Sayım işleminin tamamlanmasından sonra mevcut eşyanın kayıtlara uygunluğunu belirten ve düzenleme şekli ayrıca bildirilecek olan (numune:4) bir tutanak yapılacaktır. bu tutanağa bağlı ayrıntılı bir çizelgeye (numune:5) esas defterinden alınarak geçen yıldan aktarılan ve yılı içinde alınan eşyanın cins ve adedi ile değerleri yazılacak, bütün gerekli belgeler ve sayım tutanakları ile birlikte mutemetlerden saymanlara ve saymanlarca da kendi çizelgeleriyle birleştirilerek (numune:6) bir deftere yazılıp buradan çıkarılacak (numune:7) özet ile beraber bu çizelge ve belgeler Sayıştay’a verilmek üzere Bakanlıktaki sorumlu ayniyat saymanına gönderilecektir.

Bakanlığa bağlı yerlerden gelen cetveller üzerine Bakanlıkta yapılacak işlem:

Merkezdeki (Bakanlıktaki) ayniyat saymanı ikişer örnek olarak kendisine gönderilen bu cetvellerden birer örneğini ilgili belgeleriyle birlikte Sayıştay’a gönderecek ve belgesiz olan diğer çizelgeleri bağlı bulunduğu Bakanlık veya ilin kesin hesabına kaynak teşkil etmek üzere yanında alıkoyacaktır.

İllerden alınacak cetveller üzerinde yapılacak işlem:

Madde 13- Bakanlık veya ilin ayniyat işlerine bakan ayniyat say­manları tarafından da bu cetvellerin kapsadığı eşyalar bir deftere (numune:7) toplanıp yazılarak o Bakanlık veya ilin bütün daire ve kuruluşlarında yıl sonunda mevcut demirbaş eşya ve döşemenin cins ve değerleri gerçekleştirilecek ve o Bakanlık veya ilin kesin ayniyat hesabı olmak üzere bu defterden iki kopya (numune:6) çıkararak Genel Muhasebe Kanunun 105’inci maddesi uyarınca birini Büyük Millet Meclisine ve diğerini de Sayıştay’a vereceklerdir.

Demirbaş eşya hesaplarını yapan saymanlar  hakkında:

Demirbaş eşya muhasebesini yapmakla yükümlü olan bütün saymanlar bu yönetmeliğin özel bölümünde yazılı usul ve esaslar çerçevesinde olmak üzere Sayıştay’a idare hesabını vermekle yükümlüdürler.

Tarihi ve sanat değeri olan eşyanın kayıt şekli:

Madde 14- Her bakanlık veya il idaresi bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte kendi idaresi altında bulunan kütüphane ve müzelerde bulunan kitap ve eşyalardan tarihi ve sanat  değeri bulunup değeri bilinenlerle bilinmeyenleri birbirinden ayırarak, kıymeti bilinmeyenleri açık bir fikir verecek şekilde özellik ve niteliklerini gösteren (numune: 8, 9, 10) ayrı bir esas defterinde, değeri bilinenleri de mevcut değerleri üzerinden diğer (numune: 11, 12 ve 13) defterlerde toplar ve hesabını verir.

Demirbaş eşyayı gösteren bir listenin eşyanın bulunduğu yerlere asılması hakkında:

Madde 15- Her bakanlık veya genel idareye bağlı merkez ve taşra daire ve kuruluşlarının çeşitli odalarında ve bölümlerinde bulunan demirbaş eşya ve döşemenin bir listesi (numune: 14) yapılarak oda veya bölümün uygun bir yerinde asılı olarak bulundurulur.

İKİNCİ BÖLÜM

EMANETLER AYNİYATI

Bu bölüm adliye icra daireleriyle polis, jandarma ve benzeri daireler tarafından kişilerden  eğreti olarak alınan eşyaların  ayniyat hesabını kapsadığı ve okulları ilgilendirmediği için 16’ncı madde alınmamıştır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

KULLANMAYA VE TÜKETMEYE AİT EŞYA VE GEREÇ AMBARLARI HESABI

Tüketim maddeleri nelerdir:

Madde 17- Kullanma ve tüketime ait eşya ve gereç:

1- İkinci kısmın birinci bölümüyle dördüncü kısımda tarif edilen demirbaş eşya ve döşeme dışında kalan inşaat ve yapıma mahsus her cins malzeme ile bunlara ait ilkel ve yapılmış maddeler,

Yenilen, içilen, giyilen, kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen eşya:

2- Hastahane, okul ve bunlara benzer kuruluşlarda yenilen, içilen, giyilen ve kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen madde ve eşyalarla tıbba, veterinerliğe ve kimyaya ait ecza ve ilaçlar, burslu, yatılı ve fakir öğrencilere okullar tarafından verilen ders kitapları.

Basılı kağıt, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma maddeleri:

3- Bütün Devlet daire ve kuruluşlarında kullanılan ve tüketilen basılı kağıt, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma maddelerinden  ibarettir.

Kullanılacak ve tüketilecek maddelerin sınıflandırılması:

Kullanılacak ve tüketilecek maddeler iki kısma ayrılmış ve bunlar için ayrı ayrı esaslar kabul edilmiştir.

Doğrudan doğruya tüketilen maddeler:

A- Yiyecek ve yakacak, tıbbi ve veteriner eczası gibi doğrudan doğruya  tüketilen  maddeler.

Zaman geçmesiyle değerden düşen eşya:

B- Elbise ve diğer gereçler gibi zaman geçmesiyle kullanmak yüzünden eskimek veya yıpranmak suretiyle değerden düşen eşya (Bunların başlıcaları 2 numaralı cetvelde gösterilmiştir.)

Kullanılacak ve tüketilecek  maddelerin muhasebesinin kimler tarafından yapılacağı:

Madde 18- 17’nci maddede adı geçen  kullanılma ve tüketilmeye ait eşya ve gereç muhasebesi demirbaş eşya ve döşeme hesabında olduğu gibi her dairenin  tayin veya göstereceği saymanları tarafından yapılır ve ayni esaslar içinde yürütülür.

Ambar esas defteri ve bunun şekli ve işleniş şekli:

Madde 19- Yukarıda anlatılan ayniyatın kayıt ve tespiti için (numune: 16) bir esas ambar defteri tutulacaktır.

Bu defterde, örneğinde de görüleceği gibi her cins eşya için karşılıklı iki sayfa ayrılmıştır. Bu sayfalardan birisi giriş, diğeri ise çıkış içindir.

Ayni nitelikte bulunan eşya  ve gereçlerin yazım işlemi:

Ayni nitelikte bulunan eşya, değerleri değişse bile ayni sayfaya giriş kaydedilir ve aynı değer üzerinden çıkarılır

Depolarda kalite itibariyle yapılmasına lüzum görülecek sınıflamalar:

Depolarda kaliteye göre yapılmasına gerek görülecek bazı sınıflamalar, depo yönetmelikleriyle tespit edilir.

Ambar teşkilatı olan ve olmayan yerlerle merkezdeki kırtasiye, yakacak ve benzeri eşyaya yapılacak işlem:

Madde 20- Ambar teşkilatı olmayan yerlerde tüketim maddeleri (kırtasiye, yakacak vb. eşya) ayniyat hesaplarına sokulmaz. Bunların dışarıdan satın alınması halinde ambar makbuzları kullanılmayarak para saymanlığınca yalnız teslim alma belgesiyle yetinerek gereken belgeler hazırlanır. Ambar teşkilatı olan yerlerde tüketim eşyasının çıkışı, sene sonlarında yapılacak sayım ile tespit ve buna göre çıkış kayıtları yapılır.

Okul ve hastahanelerdeki tüketim maddelerine yapılacak işlem:

Okul, hastahane ve benzeri kurumlar gibi toptan tüketim maddeleri alan ve ambarı bulunan kurumlar harcayacağı ve tüketeceği mallar için özel yönetmelikleri varsa bu yönetmeliklerine göre işlem yaparlar.

Ambar defteri üzerinde yıl sonunda yapılacak işlem:

Ambar defterinin giriş ve çıkış sayfaları yıl sonunda toplanarak çıkışa nazaran giriş fazlası ambar mevcudu demek olacağından yapılacak sayım sonucu bu miktar aynen çıktığı takdirde defterin çıkış toplamının altına (gelecek yıla aktarılacak mevcut) notu yazılarak giriş ve çıkış toplamları birbirine eşit hale getirilir.

Sayım sonunda fazla veya eksik çıkarsa:

Sayım sonunda fazla çıktığı takdirde fazla çıkan miktar ambar fazlası adı ile ayrıca giriş toplamına eklenir, noksan çıktığı takdirde ise noksan çıkan miktar sorumlu memur tarafından bu yönetmelik hükümleri uyarınca ödenmek üzere, devredilecek mevcuttan önce, ayrı bir kalemde (tartı ve sayımda çıkan noksan adıyla) çıkış kaydedilir.

Sayım tutanakları ve bu tutanakların ne suretle doldurulacağı:

Müfredatlı sayım tutanakları (numune: 17) gelecek yıla devredilecek miktarın kesin belgeleridir. Bu tutanakların (kayıtlı görülen miktar) sütunu sayıma başlamadan önce sayım kurulu tarafından kayıtların tetkiki ve toplamlarının tespitinden sonra doldurularak sayım işlemi yapılır.

Eşyanın kaybından veya alındığı işin dışında tüketiminden dolayı

meydana gelecek sorumluluk:

Madde 21- Yukarıda sözü geçen eşyanın yok edilmesinden veya kaybolmasından veyahut kullanılmak üzere alındığı işin dışında kullanılma ve tüketilmesinden doğacak sorumluluk, bu görevi yapmakla yükümlü olan memura aittir.

Yıl sonunda ambar çizelgelerinin ne suretle işlenip gönderileceği:

Madde 22- Yıl sonunda var olan eşyanın cins ve miktarları yukarıdaki madde gereğince tespit edildikten sonra ambarı bulunan kurumlardaki ayniyat memurları tarafından iki kopya (numune: 18) çizelge düzenlenerek mutemetler tarafından bağlı bulundukları sorumlu saymana gönderilecek ve sorumlu saymanlar da mutemetlerden aldıkları bu cetvelleri, merkez için düzenlenecek çizelgeyle birlikte özet kaydına (numune: 20) birisini gerekli belgeleri ile, diğerini belgesiz olarak merkezdeki sorumlu ayniyat saymanına göndereceklerdir.

Merkezdeki ayniyat saymanının yapacağı iş:

Merkezdeki ayniyat saymanı çizelgelerden bir kopyasını gerekli bütün belgeleriyle Sayıştay’a gönderecek, diğerini kesin hesaba esas olmak  üzere kendisinde alıkoyacaktır.

Tüketim maddelerinin kesin hesabı:

Madde 23- 22 inci maddede yazılı saymanlardan merkeze gönderilen çizelgeler, merkeze ait çizelge ile birleştirildikten sonra kesin hesap düzenlenmek üzere (numune: 19) deftere kaydolunur ve bu defterden çıkarılacak (numune: 20) tüketim maddelerinin kesin hesabı olur.

Üçüncü Kısım AYNİYAT KESİN HESABI

Ayniyat kesin hesabının nelerden oluşacağı:

Madde 24- Ayniyat kesin hesabı:

1- Cins ve isimleri itibariyle yılbaşından devreden ayniyatı,

2- Senesi içinde alınan ayniyatı,

3- Senesi içinde harcanan ayniyatı,

4- Mali yıl sonundaki varolanı bildirmek üzere düzenlenecek (numune: 20) çizelgeden ibarettir.

Özel yönetmeliği olan kuruluşların ayniyat hesapları:

Madde 25- Özel yönetmeliği olan kuruluşların ayniyat hesapları, özel yönetmeliğine, özel yönetmeliğinde açıklık olmayan hallerde bu yönetmelik hükümlerine göre yürütülür ve idare hesabı verilir.

Kırtasiyeden başka merkezden gönderilen eşyanın kaydı:

Merkez levazım dairelerinden illere gönderilecek eşya (kırtasiye hariç) tüketim niteliğinde olmadığından ve iller hesaplarına esasen girmiş olacağından bu işlemin esas defterlerinde gönderilenler olarak kaydedilmesi ve sene sonunda tüketilenden ayrı olarak gösterilmesi la­zımdır.

Yevmiye defteri  tutma zorunluluğu:

Mafde 26- Ambar defteri tutma"zorunluluğunda olan her kurum (numune: 21) bir yevmiye defteri fe tutacaktır.

Mua{ene komisyonu:

Madde 27- Her kurumca, şartnamesi içinde alınarak ambara gire­cek maddelerin muayenesini yapmak üzere üç kişiden meydana gelen bir muayene komisyonu teşkil edilir.

Analiz konusu olan işler:

Ancak analiz konusu olan maddeler için resmi kimliği olan uzmanın vereceği rapor geçerlidir.

Resmi uzman olmadığı zaman:

Resmi sıfatı olan bir mütehassıs yoksa, serbest birisi bu işi yapar. Bu komisyonlar ve uzmanlar, muayene komisyonları hakkındaki hükümlerin uygulanmasıyla yükümlüdürler. 

Müteahhitler tarafından ambara teslim edilmek istenen eşya, gereç ve benzerlerinin önceden muayenesi ve geçici makbuz verilmesi:

Müteahhitler tarafından ambara teslim edilmek istenilen her cins eşya ve yiyeceğin önceden muayenesi ile ondan sonra kesin kabul işleminin yapılması gerektiğinden ambar memurluğunca (numune: 22) bir bildirim düzenlenerek muayene komisyonuna veya uzmana gönderilir ve kesin kabulü sonunda ayniyat teslim alma alındısı ile değiştirilmek üzere müteahhide (numune: 23) bir adet geçici alındı verilir.

Geçici alındının geri alınması ve asıl ayniyat alındısının verilmesi:

Madde 28- Önceki madde gereğince bir bildirim ile muayene yapması istenen komisyon veya uzmanca bu konudaki örnek şartname hükümlerine uygun olup olmadığı noktasından analiz ve muayene olunarak uygun görüldüğü takdirde bildirimin altı tasdik edilir ve bu halde ambar memurluğunca evvelce müteahhide verilen geçici alındı geri alınarak düzenlenecek (numune: 24) ayniyat alındısının birinci kopyası muayene raporuna eklenerek verilir ve ikinci kopyası da giriş belgesi olmak üzere ayniyat saymanlığına verilir.

Geçici alındının kaybedildiği iddia edildiğinde:

Geçici alındının kaybolduğu iddia edildiğinde, durum asıl alındı dip koçanının arkasına yazılarak müteahhide imza ettirilir ve dip koçanı ambar defterinin  giriş belgesi olarak sayılmak üzere ambarca saklanır. Eşya ve gerecin muayenesinde kabule değer olmadığı sonucuna varılırsa (numune: 32) bir geri çevirme raporu yapılır.

Muayene işlemi sonucu:

Madde 29- Muayene işleri ve sonuçları artırma ve eksiltme kanunu, mukavele ve şartname hükümlerine göre yapılır.

Yevmiye defterinin kayıt ve kullanma usulü ve bu defterden esas defterine aktarma şekli:

Madde 30- Ayniyat muhasebesinde tutulacağı 26’ncı maddede bildirilen defterlerden yevmiye defteri, her gün satın ve teslim alınan eşya ile kullanılan ve tüketilen eşyanın cins ve çeşidi aranılmayarak sıra ile alt alta giriş ve çıkışın kayda, esas defterine, ambar defterine paralel olmak  ve ancak eşyanın değerlerini de kapsamak üzere eşya cinsi üzerine sıralandığından her günkü giriş ve çıkışın, eşya cinsi itibariyle yevmiye defterinden aktarılarak ilgili sayfalarda keza giriş ve çıkış kaydını takibe ait olup her iki defterin bir diğerinin tamamlayıcısı olmak dolayısıyla bunların kayıt ve kullanılmasında çok dikkatli olmak gerekir.

Tüketim maddelerinin maliyet değeri:

Madde 31- Ambar ve esas defterine kaydedilecek eşyanın kıymeti, o şeyin maliyet değeridir. Ancak, eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirilmiş ise taşıma ve diğer harcamalara karşılık olmak üzere, satın alma fiyatına, taşıma ve diğer masraflara karşılık bu yönetmeliğin 6’ncı maddesinin ikinci fıkrasında açıklandığı gibi belli miktar eklenir ve tutarı o eşyanın değeri olarak deftere  kaydedilir.

Her gün birer miktar çıkarılıp tüketilen maddelerin her ay

sonunda ortalama fiyatla kaydının gerekeceği:

Madde 32- Esas defterinin giriş sahifesindeki kıymet sütunları yukarıdaki madde gereğince doldurulacaksa da her gün birer miktar çıkan ve tüketilen maddeler değerlerinin aynı madde hükmüne göre kayıt ve tespitine olanak bulunmadığından defterin çıkış tablosunda kayıtlı eşyanın değerleri her ay sonunda bulunacak ortalama fiyat üzerine kuruşlandırılarak elde edilecek toplam bir kalemde değer sütununa yazılacaktır.

Ortalama fiyatın ne suretle bulunacağı:

Örneğin: Bir ay içinde beher kilosu 20, 18 ve 15 kuruştan 500, 1000 ve 800 kilo pirinç alınarak ambara giriş yapılsa ve bu pirinçlerden ayni ayın çeşitli günlerinde 1700 kilosu tüketilse, tüketilen pirincin beher kilosunun ortalama fiyatını bulmak için evvela pirincin miktarı ile verilen para miktarı

20x  500= 10000

18x1000= 18000

15x  800= 12000

       ___   _____

      2300   40000

bulunduktan sonra verilen para miktarı alınan mal miktarına bölünerek  4000 / 2300 =  17   Kuruş   391     Santim bir kilosunun mal oluş fiyatı bulunur. 

Bu miktar tüketilen pirinç miktarıyla çarpılarak:

 17391 X 1700 = 295   Lira   65    Kuruş bir kalemde değer sütununa kaydolunur.

Ambardaki eşyadan noksan çıkanların ödenmesi ve bunların kayıt şekli:

Ambar eşyasından noksan olanların ödenmesi, 10’uncu madde hükmüne göre, ya aynen veya para olarak yapılacağı gibi, her  iki halde de noksan çıkan miktar, çıkış kaydedilir. Noksan, bir ay içinde aynen teslim edildiği takdirde,  alınan miktar ayrıca çıkış kıymeti üzerinden giriş kaydedilir. Bir ay içinde teslim edilmediği takdirde evvelce çıkış kaydedilmiş miktarın değeri 6’ıncı madde hükmüne göre ayniyat saymanı tarafından para saymanlığınca usulen borca aldırılır.

Kayba, ödemeye ve borca almaya ait belgeler:

Kayba ait kaybolma ve ödeme tutanakları ve para saymanının borç kaydını bildiren belgesi giriş ve çıkışın gerekli belgeleri olur.

Her gün ihtiyaca göre ambardan çıkarılacak eşyanın ne suretle çıkacağı ve bunların nasıl kontrol edileceği:

Madde 33- Her gün, ihtiyaca göre kurumun ilgili memurları tarafından düzenlenecek tabela veya ayniyat istek yazısı (numune: 25) daire amiri veya müdürü tarafından imza edilmiş olduğu halde ayniyat mutemedi veya saymanına verilir. Mutemet veya saymanlıkça adı geçen belgeler incelenerek ambardan çıkması gereken yiyecek ve eşyanın mevcut isteğe ve hastalara göre gerekli olan miktara uyup uymadığı, bunlar miada tabi ise miad müddetinin geçip geçmediği, kısacası adı geçen kurumca kabul edilmiş olan esaslara uyup uymadığı anlaşıldıktan sonra bu istek yazısının altı imza edilerek ambara verilir veya bu yazının içeriği doğrudan yerine getirilir.

Ambar çıkış belgesi yapılması ve bunun kullanılış şekli:

Buna dayanılarak ambar memurluğunca (numune: 26) bir ambar çıkış belgesi düzenlenir. Bu belge dip koçanıyla beraber iki kısımdan ibaret olup, eşyayı alan memur tarafından altı imza edilmek üzere açıklaması ve alınan eşyanın cins ve miktarıyla istek yazısının tarih ve numaralarını kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.

Eşya ambardan çıktıktan sonra yapılacak işlem:

Eşya ambardan çıkarıldıktan sonra birinci kısmı istek yazısı veya tabelada ekli olduğu halde ayniyat saymanlığına verilecek ve oraca buna dayanılarak yevmiye ve esas defterlerinde eşyanın çıkış kaydı yürütülerek dip koçanı ambar kaydına esas olacaktır.

Ambar mevcutlarının ne zaman sayılacağı:

Madde 34- Ambar mevcutları sene sonu sayımlarından başka, ayrıca, senede bir defa, daire amirlerince lüzum görülecek zamanda sayılarak mevcut yiyecek, eşya ve diğerleri ambar defteri ile karşılaştırıldıktan sonra defterin altı gerekli açıklama yazılmak suretiyle kontrolü yapan komisyon tarafından imza edilecektir.

Yıl sonunda mevcut eşyanın tespitine ait çizelgenin düzenlenmesi ve bunun gönderilme şekli:

Madde 35- Yıl sonunda mevcut eşyanın cins miktar ve değer itibariyle giren, çıkan ve tüketileni ve kalanlarını bildirir bir çizelge düzenlenerek kurumun bağlı olduğu ayniyat saymanlıklarına ve bunlar tarafından da birleştirilerek bağlı bulundukları bakanlıklar veya il idarelerine gönderilecektir.

Sayım tutanaklarının da bu cetvele bağlanması:

Sene sonundaki mevcudu bildirmek üzere düzenlenecek sayım tutanakları da bu çizelgeye eklenecektir.

Ertesi seneye aktarılacak kalanlar hakkında yapılacak işlem:

Sene sonunda ambar mevcudunu bildirmek için düzenlenecek çizelgede yazılı kalanlar, yeni yıl için açılacak deftere, geçen yıldan aktarılan mevcut adı ile ve yine cins, çeşit ve değer itibariyle aktarılarak eski defter kapatılacaktır

Eski defterin tekrar kullanılabileceği:

Eski defter bir yıl için daha kullanılmaya elverişli (yeterli) olduğu takdirde eski kayıtlar  kapatılmakla beraber bu defter, yine kullanılmaya devam edilir.

Çürüyen veya fire veren eşya hakkında yapılacak işlem ve buna ait belgeler:

Madde 36- Sayım sonunda ambara giren maddelerin çürümek veya fire vermekten  doğacak noksanları usulen çıkış kaydolunur. Çürüme veya bozulma sebebiyle çıkış kaydı gereken maddeler hakkında usulen bir tutanak düzenlenerek bu tutanak çürüme veya bozulma yüzünden çıkış kaydı gereken maddelerin çıkış belgesi olur.

Fire oranlarının ne suretle tespit edileceği:

Fire oranlarının mahallince meydana getirilecek yetkili ve uzman bir kurul eliyle tespit olunması ve merkezden izin istenmesinden sonra alınacak cevaba göre fire olarak kabulü emredilen miktarın çıkış kaydı gerekir 

Firenin çıkış kaydına ait belgeler:

Bu takdirde çıkışa ait belge merkezden alınan izin kağıdıdır

Evvelce izni alınan fire oranı için yeniden izin istemeye gerek olmadığı:

Herhangi bir maddenin fire miktarı için merkezden önceden izin alınmış ise ayni cins maddenin gelecek yıllardaki fire hesabı evvelce alınan izne dayanılarak yapılı

Sayım sonunda fazla çıkan gereçler hakkında yapılacak işlem:

Sayım sonunda çeşitli nedenlerle fazla miktar tespit olunursa, fazla çıkan miktar, düzenlenecek bir tutanakla giriş kaydolunur. Fazla çıkan miktarın giriş kaydı için merkezden izin almaya gerek olmayıp sadece 36’ıncı madde gereğince kurulacak uzman kurulunun tutanağı ile yetinir. Giriş kaydı için bu tutanak belge kabul edilir

Üretim işine yaramak üzere beslenen  ve yetiştirilen canlı hayvanlar ve bunların yavruları hakkında yapılacak işlem:

Madde 37- Üretimiyle beraber tüketimi bulunan kurumlarda, üretim işine yaramak üzere beslenen ve yetiştirilen canlı hayvanlar ve damızlıklar usulüyle demirbaş eşya muhasebesine girer. Bunların yavrularına doğduğu tarihten itibaren kendilerinden faydalanılacak zamana kadar her sene başında uzman kurullar  tarafından biçilecek değerler  esas olur ve değerler, değerlendirme tutanaklarına dayanarak kayda geçirilir.

Tıbbi ve veterinerlik deneyimlerinde veya bazı maddelerin  elde edilmesi için kullanılan hayvanlar:

Kobay gibi tıbbi ve veterinerlik deneylerinde veya bazı maddelerin  hazırlanmasında kullanılıp bu maksatlara ulaşıldıktan sonra yok edilen hayvanlar tüketim maddeleri gibi kayda tabi tutulurlar

Aynı maksatla kullanılacak diğer hayvanlar:

Ancak dana, beygir, eşek ve benzeri hayvanlar demirbaş eşya kaydına tabi tutulup bunlardan yok edilmiş olanların çıkış kayıtları da yazılı değeriyle demirbaş kaydı üzerine yapılır. Bu kabil hayvanlardan ders ve uygulama için satın alınıp aynı günde operasyonlarla yok edilenlerin tüketim maddeleri gibi kaydı yapılır Bunların cesetlerinden elde edilen bir bedel mevcut olduğu takdirde bu bedel ayrıca gelir kaydedilir

Üretim ayniyat defteri ve hayvanlardan, bağ, bahçe veya fidanlıklardan elde edilen maddeler ve bu maddelerin kurum ihtiyacına verilmesi şekli:

Hayvanlardan elde edilenlerle, bağ, bahçe ve fidanlıklardan elde edilen ürünler için saymanlıkça (numune: 27) ayrıca bir de üretim ayniyat defteri tutulacaktır. Bunların gerek ambar, gerek saymanlıkta ayniyat defterlerine usulüne göre giriş kayıtları ile beraber o okul veya kurumun ihtiyacına sarf edilmek üzere ayrılacak ürünler için mahalli rayice göre komisyonca bir fiyat takdir olunarak kurumun ödeneğinden para saymanlığınca hesabına geçirildikten sonra o fiyata göre çıkış ve giriş kayıtları kuruşlandırılır.

Üretimin dışarıya satışı halinde yapılacak işlem:

Ambara giren, adı geçen ürünlerin dışarı satılması kararlaştırıldığında, usulüne göre özel kurulu tarafından müteahhidiyle yapılacak mukavele veya yapılacak pazarlık dairesinde müteahhide ihale olunur. Bu suretle mukaveleye bağlanan veya pazarlık suretiyle satılmış bulunan ürünlerin fiyatları mukavelenameye veya pazarlık yoluyla ihale olunduğuna göre kurulun bu konuda alacağı karara dayanarak tespit ettirilerek giriş ve çıkış kayıtları kuruşlandırılır

Toprak ürünlerinin olgunlaşmadan evvel satılması  halinde yapılacak işlem:

Toprak ürünlerinden olgunlaşmadan evvel satılan  ürünlerin parası, adı geçen üretim defterinde bir taraftan girdi ve diğer taraftan satış suretiyle çıkış kaydolunarak yalnız miktar hanesi boş bırakılır.

Üretim defterinin çıkan sahifesi iki kolona ayrılmış olup biri iç ürünlere, diğeri dışarıya satılan ürünlere aittir. Bunlar ayrı ayrı sütunlara yazılır.

Haklarında özel hüküm  olan üretimin tabi olacağı işlem:

Parasız verilmesi veya yetkili makamların takdir edecekleri fiyat üzerinden satılması gereken yapım veya üretim, rayiç fiyatlarıyla değerlendirmek kaydından ayrı olup bunlar özel hükümlere tabidir.

Dördüncü Kısım

FABRİKA VE YAPIM YERLERİ HESAP İŞLERİ

Fabrika ve yapım yerleri:

Madde 38- Fabrika ve yapım yerlerinde kullanılan ayniyat, başlıca iki kısımdan ibaret olup birinci kısmını tezgah, makine, kazan, ocak, kalıp, örnek, ölçü ve benzeri her türlü büyük ve küçük araç ve gereçler ve ikinci kısmını da yeni yapılan veya değiştirilen ,onarılan eşya ve gereçlerin  yapım ve onarımı için harcanan ve kullanılan ham madde teşkil eder.

Üretim aracı:

Madde 39- Demirbaş eşyadan sayılan birinci kısım ayniyat, bu yönetmeliğin birinci bölümünde açıklanan usule göre kayıt ve tespit olunacaktır. İkinci kısmı teşkil eden  esas ecza ve ham maddenin yapılmış hale getirilmesi ve çıkışına kadar takip olunacak kayıt usulü aşağıdaki maddelerde açıklanmıştır.

Fabrika ve yapım yerlerince dışardan veya diğer bir yerden alınan gereç ve ham maddeler:

Madde 40- Fabrika ve yapım yerlerince kullanmak ve tüketmek  üzere dışarıdan satın alınan veyahut diğer bir fabrika veya yapım yerinden alınan gereçler  ve ham madde, usulünce muayene edilerek fabrika veya kurumun ambarınca teslim alınarak maliyet fiyatı üzerinden yapılmamış (kullanılmamış) eşya ambar defterine giriş kaydolunur. Bu kayıttan sonra iki kopya olarak  düzenlenecek (numune: 24) alındının bir örneği teslim edene verilir ve diğeri ayniyat saymanlığına verilerek dip koçanı ambar defteri için gerekli belge olur.

Yukarıdaki madde gereğince alınacak gereçler hakkında ayniyat saymanlığınca yapılacak işlem:

Madde 41- Ayniyat saymanlığınca bu ayniyat alındısının içeriği incelendikten sonra, genellikle ayniyatın cinsi gözetilmeyip 32’inci maddede açıklandığı şekilde sırasıyla giriş ve çıkış kaydına ait olmak üzere tutulacak yevmiye defterinin  girişine ait kolonuna miktarı yazılmakla beraber eşya çeşidi üzerine düzenlenmiş olan (numune: 16) esas defterine de bu yevmiye defterinden aktarılarak geçirilir.

Fabrika ve yapım  yerlerince hammadde ambarlarından ne suretle malzeme alınacağı:

Madde 42- Hammadde ambar mevcudundan fabrika veya yapım yerleri veya atölyelere verilecek gereç ve hammadde için önceden atölye şefi tarafından eşyanın cins ve miktarını bildirir bir istek yazısı düzenlenerek fabrikanın sorumlu müdürüne onaylattırıldıktan sonra bu istek yazısı ayniyat saymanına verilecektir.

Atölyelerin ham madde ambarından istediği malzeme hakkında saymanlıkça yapılacak işlem:

Saymanlıkça içindekiler incelenerek verilmesi gerektiği anlaşıldıktan sonra altındaki saymana ait açıklama imza edilerek ambara verilecek ve ambar memurluğunca buna dayanarak eşya ve gereci isteyen atölye şefi tarafından (numune: 28) düzenlenerek üç kopya alındı karşılığında eşya çıkarılacaktır.

Ambar memurluğunca yapılacak işlem:

Madde 43- Ambar  memurluğunca geçen maddede bildirilen asıl iki alındıdan biri eşyanın çıkışını bildirir açıklama yazılıp kendi tarafından da imza edildikten sonra istek yazısı da eklenerek ayniyat saymanlığına verilecek ve diğer kopya da çıkış belgesi olarak ambarda saklanacaktır.

Ayniyat saymanlığının yapacağı iş:

Ayniyat saymanlığı ambar memuru tarafından ve gelecek maddelerde açıklanacağı gibi diğer atölye memurlarından bu suretle gelecek alındıları atölyeler itibariyle arka arkaya saklayacak ve bu alındılar üzerine  ayniyat saymanlığı bundan sonraki madde açıklandığı şekilde kayıt yürütecektir.

Genel ambardan atölyelere verilecek eşya:

Madde 44- Genel ambardan atölyelere verilen eşya ve levazım iki maksatla verileceği için bunlar ayniyat saymanlığınca ayrı ayrı kayıt usulüne tabidir.

1- Atölyelere, atölye ihtiyacı için verilen eşya ve gereçler

2- Atölyelere yapım için verilen bütün ham maddelerle diğer gereçler.

Atölye ihtiyacı için verilen eşyanın kayıt şekli: