Arşiv Hizmetleri

ARŞİV HİZMETLERİ VE ARŞİV ODASI & EVRAĞIN SAKLAMA SÜRESİ

Arşiv ve Dosya Odası

26- En az aşağıda belirtilen eşyalar bulunur:

(1) Çalışma masası,

(2) Sandalyeler.

(3) Portatif raflar,

(4) Karteks dolabı,

(5) Dosya dolabı

(6) Çöp kutusu,

(Özel Öğretim Kurumları Standartlar Yönergesi m - 26 )

İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü

Madde 8-Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan,saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar(Özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler),16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 Sayılı Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 31 nci Maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar,mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar

(Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 8 )

İmha Edilecek Malzeme

Madde 9-İmha edilecek malzeme,aşağıda gösterilmiştir.

1)Şekil ne olursa olsun,her çeşit tekit yazıları,

2)Elle-daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

3)Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olan hariç)

4)Adli ve İdari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı,tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar,PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın(koli,tel,adi ve taahhütlü zarf ve benzeri)kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

5)Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar(Anket soru kağıt ları,istatistik formları,çeşitli cetvel ve listeler,bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dökümanları)

6)Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri

7)Esasa taalluk etmeyip,sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

8)Bir örneği takip veya saklanılmak üzere,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

9)Ünite,daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10)Bir ünite,daire,kurum ve kuruluşlar tarafından yazılan ve diğer ünite,daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim,genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaların,diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

11)Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor,bülten,sirküler,broşür,kitap ve benzeri basılı evrak ve malzemeile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden,kütüphane ve dökümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap,broşür,sirküler,form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

12)Demirbaş,mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13)İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

14)Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

15)Yanlış havale ve sevk sebebiyle,ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,emir,yazı ve benzerleri,ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.

16)Kanun tüzük ve yönetmelik icabı,belli bir süre sonra imhası gereken şifre,gizli emir,yazı ve benzerleri ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.

17)İsimsiz,imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe,ihbar ve şikayetler,

18)Bilgi için gönderilmiş yazılar,müteferrik işlem meyanında,kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar.

19)Personel devam defter ve çizelgeleri,izin onayları,izin dönüşü bilgi verme yazıları,hasta sevk formları,

20)İmtihan duyuruları,başvurular,imtihan tutanakları,imtihan yazılı kağıtları,imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

21)Görev talepleri ve cevap yazıları,işleme konmamış başvurular ve yazılar,

22)Daire arası müteferrik yazışmalar,vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

23)Vatandaşlardan gelen istek,teklif,teşekkür yazıları ve cevapları,

24)Davetiyeler,bayram tebrikleri ve benzerleri,

25)Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,değersiz oldukları takdir edilenler,

26)Yukarıda,genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da,bürokratik gelişmeler sonucunda,zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan,hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan,muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,

İmhasına Bakanlık ve birimler bünyesinde kurulacak ve "Ayıklama İmha Komisyonları'nca" karar verilir.

(Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 9 )

Arşivlerden Yararlanma

Madde 10-Araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri,arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi 12 Mayıs 1989 tarih ve 20163 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk ve Yabancı Uyruklu Gerçek ve Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar" hükümlerine göre yapılır.

(Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 10 )

Madde 11-Bu yönerge yer almayan hususlarda Milli Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri uygulanır.

(Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 11 )

MALZEME	SAKLANACAK BİRİM	SAKLAMA SÜRESİ
Diploma Defteri	İlgili Kurum	Süresiz
Öğrenci Künye Defteri	“	“
Tasdikname Defteri	“	“
Sınıf Geçme Defteri	“	“
Karne Kayıt Defteri	“	“
Ders Denetleme Defteri	“	“
Günlük Nöbet Defteri	“	3 Yıl
Personel Devam-Devamsızlık Defteri	“	Süresiz
Personel Devam-Devamsızlık Cetveli	“	1 Yıl
Öğretmen Not Defteri	“	1 Yıl
Sınıf Ders Defteri	“	1 Yıl
Öğrenci Yoklama Defteri	“	2 Yıl
Öğrenci Hasta Sevk Defteri	“	1 Yıl
Hasta Kayıt Revir Defteri	“	1 Yıl
Revir İlaç Sarf Defteri	“	5 Yıl
Disiplin Kurulu Karar Defteri	“	10 Yıl
Öğrenci Eşya Dağıtım Defteri	“	5 Yıl
Öğrenci Taksit Defteri	“	3 Yıl
Günlük Tabela Defteri	“	1 Yıl
Kurs Belgesi Defteri	“	Süresiz
Demirbaş Eşya Defteri	“	Süresiz
Teftiş Defteri	“	Süresiz
Gelen-Giden Evrak Defteri	“	5 Yıl
Yönetim Kurulu Karar Defteri	“	5 Yıl
Envanter ve Blanço Defteri	“	5 Yıl
Temizlik Malzeme Sarf Defteri	“	5 Yıl
Ruhsat vb. Kütük Defteri	“	Süresiz
Yoğaltım Defteri	“	5 Yıl
Ayniyat ve Yevmiye Defteri	“	5 Yıl
Kasa Defteri	“	5 Yıl
Ambar Esas Defteri	“	5 Yıl
Alacaklı-Borçlu Defteri	“	5 Yıl
Depo Defteri	“	Süresiz
Üye Kayıt Defteri	“	Süresiz
Danışma Kurulu Karar Defteri	“	10 Yıl
Kol Faaliyetleri Defteri	“	5 Yıl
Maaş ve Ücret Defteri	“	Süresiz
Ek Ders Ücret Defteri	“	5 Yıl
Ödenek, Avans-Kredi Defteri	“	5 Yıl
Öğrenci Dosyası	“	Süresiz
Kanaat Not Çizelge Dosyası	“	3 Yıl (Denetim Görmüşse)
Öğretmenler Kurulu Tutanak Defteri	“	5 Yıl
Disiplin Kurulu Belgeleri Dosyası	“	6 Yıl
Öğretmen Ders Dağıtım Çizelgesi	“	3 Yıl
Personel Özlük Dosyası	“	Son görev yerinde 66 yaşına kadar
Gizli Yazılar Dosyası	“	Süresiz
İnceleme-Soruşturma Dosyası	“	Süresiz
Sicil Dosyaları	İlgili Kurum	101 Yıl Sonra Devlet Arşivine
Emeklilik Dosyası	“	Süresiz
Stajyerlik (Adaylık) Dosyası	“	5 Yıl
Kapanan Okul Dosyası	“	5 Yıl
İdari Dava Dosyası	“	10 Yıl
Denklik Belgeleri	“	10 Yıl
Sözleşmeler-Protokollar	“	Süresiz
Denetleme Raporları	“	3 Yıl
Faaliyet Rap. Çalışma Takvimi	“	1 Yıl
Genel Kurul-Yönetim Kurulu Kararları	“	10 Yıl
Blançolar	“	10 Yıl
Merkezi Sistem Sınav Sonuçları	“	1 Yıl
Yazılı Yoklama Kağıtları	“	1 Yıl
Sınav Kağıtları ve Tutanakları	“	2 Yıl
Öğrenci Yoklama Fişleri	“	2 Yıl
Stajyerlik Onayları	“	15 Yıl
Kurum Açma-Kapatma Onayları	“	Süresiz
Yıllık, Mazeret ve Sağlık İzin Onay.	“	3 Yıl
Sigorta Primi Belgeleri	“	Süresiz
Öğrencilerle İlgili Sözleşmeler	“	5 Yıl
İstatistikler (Bilgi Veren)	“	1 Yıl
Tarihçeler	“	Süresiz
Merkezi Sistem Soru Kitapçığı Örnek.	“	Süresiz
Hibe Malzeme Belgeleri	“	Süresiz
Devir Teslim, Sayım vb. Tutanak	“	5 Yıl
İhale Evrakı	“	5 Yıl
Tahsilat ve Dekontlar	“	3 Yıl
Bina, Tapu, İmar vb. Evrak	“	Süresiz
Soru Bankası Sınav Sonuçları	“	1 Yıl
Kuruluş Dosyası	“	Süresiz
Sivil Savunma (Seferberlik) Dosyası	“	Süresiz
İstatistikler (Bilgi Alan)	“	Süresiz