Sınav Evrakı

SINAVLAR ( Yazılı Sözlü )

KARŞILAŞTIRMA SINAVLARI

UYGULAMALI DERSLERİN SINAVLARI

OKUL DIŞINDAN BİTİRME SINAVLARI

EVRAKININ SAKLANMASI

SINAV KOMİSYONLARI :

SINAVLAR :

İlköğretim Kurumlarında :

a ) Sınavlar

Madde 34- Sınıf ve branş öğretmenleri, yazılı, sözlü ve uygulamalı sınav sorularını düzenlerken, öğretim yılı başında ders programına uygun olarak hazırlanan yıllık ders planlarındaki amaç ve konuları göz önünde bulundururlar.

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 34 )

b ) Sınav Sayısı

Madde 35- 6, 7 ve 8 inci sınıflarda bir yarıyılda bir dersten yapılacak yazılı sınav sayısı, ikiden az olmamak üzere, ders yılı başında zümre öğretmenleri tarafından tespit edilir.

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 35 )

c ) Yazılı ve Uygulamalı Sınavlar

Madde 36- 1, 2 ve 3 üncü sınıflarda yazılı sınav yapılmaması esastır. 4 ve 5 inci sınıflarda ise aynı sınıfları okutan öğretmenlerin birlikte kararlaştıracakları derslerden bir yarıyılda en çok iki yazılı sınav yapılır. 6, 7 ve 8 inci sınıflarda, yazılı ve uygulamalı sınavların zamanı en az bir hafta önce öğrencilere duyurulur. Bir sınıfta bir günde uygulanacak yazılı ve uygulamalı sınav sayısı ikiyi geçemez.

İmkanlar ölçüsünde, aynı anda uygulanmak şartıyla yazılı sınavlarda, zümre öğretmenlerince hazırlanacak ortak sorular ve cevap anahtarı kullanılabilir.

Yazılı sınavların süresi bir ders saatini aşamaz. Ancak, soruların yazdırılması bu sürenin dışında tutulabilir. Uygulamalı sınavların süresi zümre öğretmenlerince belirlenir.

Resim-İş, Müzik, Beden Eğitimi dersleri ile uygulamalı nitelikteki İş Eğitimi ve Seçmeli derslerin sınavları, her kanaat döneminde üçten az olmamak üzere ve dersin özelliğine"göre, hem yazılı hem sözlü, hem uygulamalı olarak veya bunlardan yalnızca biriyle yapılabilir. Sınavların şekil, sayı ve süresi öğretim yılı başında zümre öğretmenler kurulunca belirlenir.

İlköğretim kurumlarının 6, 7 ve 8 inci sınıflarında okutulan İş Eğitimi (İş ve Teknik Eğitimi, Ev Ekonomisi, Tarım ve Ticaret) dersi notları, kanaat notu olarak her öğretmen tarafından ayrı ayrı verilir. Bu dersin kanaat notu, her öğretmen tarafından ayrı ayrı verilen notlann aritmetik ortalaması alınarak belirlenir.

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 36 )

Orta Öğretimde :

a ) Yazılı ve Uygulamalı Sınavlar

Madde 17- Bir dönemde yapılacak yazılı ve uygulamalı sınavların sayısı, haftalık ders saati sayısı üç ve daha çok olan dersler için üçten az, bir ve iki saat olan dersler için ikiden az olamaz. Zorunlu hallerde bir yazılı sınav eksiği ile dönem notu verilebilir

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 17 )

b ) Yazılı Sınav Sonuçlarının Değerlendirilmesi

Madde 18- Ölçme sonuçları, yalnız not vermek veya eksiklik aramak için değil, eğitim ve öğretim amaçlarına ne ölçüde ulaşıldığını tespit etmek özellikte, işlenen konuların hangilerinde öğrencilerin başarılı olduklarını belirlemek, başarısız olunan konularda ne gibi tedbirlerin alınması gerektiğini ortaya çıkarmak amacı ile de kullanılır

Öğretmen, her sınav sonunda, özellikle yazılı sınavlardan sonra öğrencilerin hangi konularda ve ne derecede başarılı olduğunu belirler. Başarı oranı az ise sebeplerim araştırır ve değerlendirir. Buna göre ilgili konulan yeniden işlemek veya öğrencilere alıştırma çalışmaları yaptırmak gibi tedbirleri alır.
Yazılı sınav sonunda, öğrenci mevcudunun çoğunluğu başarısız olmuşsa, öğretmen başarısız Öğrenciler için bir sınav daha yapabilir. Bu sınava, isteyen başarılı öğrenciler de katılabilir. Bu sınavlarda, öğrencinin aldığı en yüksek puan geçerli olur

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 18 )

c ) Yazılı ve Uygulamak Sınavların Niteliği ve Zamanı
Madde 20- Yazılı ve uygulamalı sınavların zamanı en az bir hafta önceden öğrencilere duyurulur. Bir sınıfta bir günde uygulanacak yazılı ve uygulamalı sınavların sayısı ikiyi geçemez. Ancak, işletmelerde meslek eğitimi gören öğrenciler için gerektiğinde bir günde üç sınav da yapılabilir

Yazılı sınavlar, genellikle çok sorulu ve kısa cevaplı ölçme araçlarıyla yapılır. Derslerin özelliklerine göre gerektiğinde az sorulu uzun cevaplı ölçme araçlarına da başvurulabilir.
Yazılı sınavların süresinin bir ders saatini aşmaması esastır. Yazılı sınavların, ödev ve projelerin zamanlarının belirlenmesinde sınıf öğretmeni, aynı sınıfta dersi olan öğretmenler arasında iş birliği yapılmasını sağlar. Bu iş birliğinin esasları okul müdürlüğü tarafından düzenlenir. Tekniğine uygun olarak hazırlamak ve bir dersten her dönemde birden fazla uygulamamak kaydıyla yazılı sınavlar test olarak yapılabilir

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 20 )

SÖZLÜ SINAVLAR :

a ) İlköğretim Kurumlarında :

Sözlü Sınavlar

Madde 37- Bir kanaat döneminde"öğrencilere her dersten en az bir sözlü sınav notu
verilmesi esastır. Sözlü sınav için başlı başına bir ders saati ayrılmaz, Öğrencilere ders içindeki etkinliklerine göre sözlü sınav notu verilir. Yabancı dil dersinde kanaat notu, en az iki sözlü ve iii yazılı sınav notu ile tespit edilir

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 37 )

b ) Orta Öğretim Kurumlarında :

Sözlü Sınavlar
Madde 21- Bir dönemde öğrencilere her dersten bir sözlü sınav puanının verilmesi esastır. Dersin özelliğine göre ve imkanlar ölçüsünde daha çok sözlü puanı da verilebilir. Sözlü sınav için başlı başına bir ders saati ayrılmaz. Sözlü puanı öğrencilerin, eğitici çalışmalarındaki faaliyetleri, derse hazırlıkları, ders içinde etkinlikleri ve dersle ilgili araştırma çalışmaları değerlendirilerek verilir ve öğrenciye anında bildirilir.

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 21 )

KARŞILAŞTIRMA SINAVLARI :

Karşılaştırmalı Sınavlar

Madde 19 -“Bir okulda aynı programı uygulayan öğretmenlerin ortak değerlendirme yapabilmelerine olanak vermek üzere her dönemde yazılı sınavların en az biri birlikte düzenlenir.Ortak sınavlar, zümre öğretmenler kurulunca belirlenecek tarihlerde o dersi okutan zümre öğretmenlerince ortak sorular ve cevap anahtarları hazırlanarak yapılır.

Aynı eğitim bölgesindeki okullarda uygulanan aynı ders programları için de ortak değerlendirme yapılabilir.Böylece, okullar arası aynı programı izleyen öğrencilerin düzeyleri arasındaki farklılıkları ortaya çıkarmak ve öğretmenlere değerlendirmeleri hakkında karşılaştırma yapma olanağı sağlanır. Bu sınavlar, ilgili okullarla iş birliği yapılarak il-ilçe millî eğitim müdürleri veya görevlendirecekleri koordinatör yöneticilerin başkanlığında sınavı yapılacak dersin branş öğretmenlerinden oluşturulacak komisyonca düzenlenir.Bu komisyon ve sınavlarda yeteri kadar öğretmen görevlendirilir.”

Bakanlık tarafından gönderilecek testler ve başka ölçme araçları ile de başarı seviyesi
belirlenebilir ve bunlarla öğretmenlerin ölçme ve değerlendirme sonuçları karşılaştırılır. Öğretmenler, bu karşılaştırma sonuçlarından yararlanarak sonraki ölçme ve değerlendirme faaliyetleri için gerekli tedbirleri alırlar

Bu tür sınavlarda alınan puanlar da ortalamaya katılır ve eşit şekilde değerlendirilir. Öğretmen tarafından verilen puanlarla okul, ilçe, il ve ülke çapında yapılan sınavlarda belirlenen puanlar arasında dikkat çekici ve anlamlı bir farklılık varsa ilgili yönetim birimlerince bu konuda gerekli tedbirler alınır.
Ölçme ve değerlendirme ile ilgili problemler, bu amaçla gerekli görülen zamanlarda toplanacak olan zümre öğretmenler kurulunda görüşülür ve ortak çözüm yolları araştırılır.
Karşılaştırmalı sınavlar Cumartesi ve Pazar günleri de yapılabilir

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 19 )

UYGULAMALI DERSLERİN SINAVLARI

Uygulamalı Derslerin Sınavları

Madde 22- Resim, Müzik, Beden Eğitimi dersleri ile uygulamalı nitelikteki diğer derslerin sınavları, her dönemde üç defadan az olmamak üzere ve dersin özelliğine göre yazılı, sözlü ve uygulamalı olarak veya bunlardan yalnızca biriyle yapılabilir. Sınavların şekli ve sayısı ile uygulamalı sınavların süresi, zümre öğretmenler kurulunda belirlenir

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 22 )

OKUL DIŞINDAN BİTİRME SINAVLARI

Okul dışından bitirme

Madde 94-Özel okullarda okul dışından bitirme sınavları yapılamaz.(23.6.1985/18790 S.R.G.)

( Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği m - 94 )

a)Okul ve dershanelerde uygulanması gereken belli başlı sınavlar şunlardır:

1-Ortalama Yükseltme ve Sorumluluk Sınavları

2-Denklik Sınavları

3-Seviye Tesbit (Düzey Belirleme) Sınavları

4-Seviye Kontrol (Düzey Kontrol) Sınavları

5-Deneme Sınavları

6-Yazılı ve Uygulamalı Sınavlar

7-Sözlü Sınavlar

8-Merkezi Sınavlar

9-Karşılaştırmalı Sınavlar

10-Uygulamalı Derslerin Sınavları

11-Okul Dışından Bitirme Sınavları

b)Sınav Evrakı ve Komisyonlar

1-Sınav Komisyonları

2-Sınav Soruları

3-Sınavlara Katılmayanlar

4-İnceleme Tutanakları

5-Sınav Sonuçlarının Duyurulması

6-Sınav Sonuçlarına İtiraz

7-Sınav Evrakının Saklanması

SINAV KOMİSYONLARI :

a ) Tanımı :

Madde 4 -

"Sınav Komisyonu", okul müdürünün başkanlığında iki öğretmenden az olmamak kaydıyla sınavı yapılacak derslerin öğretmenlerinden oluşturulacak komisyonu

( Ortalama Yükseltme Sınavı Yönergesi m - 4 )

b ) Sınav Komisyonları

Madde 10- Değişik 16.03.2001 tarih ve 35 sayılı Karar ; 2523 T.D.)Sınav komisyonları, okul müdürünün başkanlığında toplanan zümre öğretmenler kurulunca belirlenen en az ikişer üyeden oluşturulur.

Sınav komisyonlarının oluşturulması için okullarda yeterli sayıda öğretmen bulunmaması durumunda eğitim bölgesindeki diğer okul öğretmenlerinden de yararlanılır. Bu düzenleme, sınavlardan önce toplanan Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulunca yapılır· Ancak, yeterli sayıda ders öğretmeninin bulunmaması durumunda, branşlar dikkate alınarak diğer öğretmenlerden de görevlendirme yapılır

Naklen gelen öğrencilerin, sorumlu oldukları derslerden, sınav komisyonlarının oluşturulamaması durumunda söz konusu öğrencilerin sınavları, gerekli tedbirler Millî Eğitim Müdürlüğünce alınarak, başka okullarda yapılabilir.

Müdür, sınav komisyonlarının başkanıdır ve imkânlar ölçüsünde sınav komisyonları İle sınav salonlarında bulunur.

( Ortalama Yükseltme Sınavı Yönergesi m - 10 )

c ) Gözetmen Görevlendirme

Madde 11- Değişik 16.03.2001 tarih ve 35 sayılı Karar ; 2523 T.D.)Okul müdürü, sınavlar için yeter sayıda öğretmeni gözetmen olarak görevlendirir.

Sınav komisyonlarında üye olarak görevlendirilecek öğretmenlerin, sınavlarla ilgili görevleri kendilerine imza karşılığında duyurulur.

Gözetmenler;

a) Sınavın başlamasından yarım saat önce görev yerinde hazır bulunur,

b) Öğrencileri sınav salonuna yerleştirir, yoklama yapar,

c) Sınav kâğıtlarının dağıtımını sağlar,

d) Sınav kurallarına uymayanları uyarır ve gerektiğinde durumu okul müdürlüğüne bildirir,

e) Sınav sırasında yanlış anlamaya meydan verebilecek ve adayların dikkatini dağıtabilecek davranışlardan kaçınır,

f) Sınavın bitiminde sınav kâğıtlarını eksiksiz olarak teslim alır ve kâğıt sarf tutanağının ilgili sütununu sınava girenlere imzalattırır. Sınava katılmayanların isimlerinin karşısına "GİRMEDİ" yazar,

g) Sınav evrakını komisyona teslim eder.

( Ortalama Yükseltme Sınavı Yönergesi m - 11 )

d ) Soruların Yıllık Plan ve Programlara Uygunluğu

Madde 23- Öğretmenler, yazılı ve uygulamalı sınav sorularını düzenlerken, ders yılı basında zümre öğretmenlerince dersin programına uygun olarak hazırlanan yıllık ders planlarındaki ders konularını ve dersin amaçlarını göz önünde bulundururlar

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 23 )

e ) İlköğretim Kurumlarında Sınavlara Katılmayanlar

Madde 38*- Herhangi bir nedenle sınavlara katılamayan, ödev veya projesini zamanında teslim edemeyen öğrencinin durumu velisine bildirilir. Veli çocuğunun özürünü en geç beş gün içinde okul yönetimine yazılı olarak bildirmek zorundadır.

Bu öğrenciler, ders öğretmeninin tespit edeceği bir zamanda ve önceden duyurularak sınava alınır. Bu sınav, sınıfta diğer öğrencilerle ders işlenirken yapılabileceği gibi ders dışında da yapılabilir. Öğrenciler, ödev veya projelerini öğretmenin vereceği süre içinde teslim eder

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 38 )

f ) Orta Öğretim Kurumlarında Sınavlara Katılmayanlar

Madde 24- Sınavlara katılmayan, ödev veya projesini zamanında teslim etmeyen öğrenci özrünü, özrün başlangıcından itibaren 7 gün içinde bildirmek, bitimini izleyen 7 gün içinde de belgelendirerek okul idaresine vermek zorundadır. Ancak; kaza, ölüm, yangın ve benzeri durumlarda bu süre okul idaresinin takdirine bırakılır

Özürsüz olarak sınavlara katılmayan, ödev veya projesini zamanında teslim etmeyen ve sınavlarda kopya çeken öğrenciye puan olarak sıfır verilir ve durum okul idaresine yazılı olarak bildirilir

Özrü okul idaresince kabul edilen öğrencinin durumu ders öğretmenine yazılı olarak bildirilir. Bu öğrenci, ders öğretmeninin belirleyeceği bir zamanda ve önceden duyurularak sınava alınır, ödev veya projesi kabul edilir. Bu sınav, sınıfta diğer öğrencilerle ders işlenirken yapılabileceği gibi ders dışında da yapılabilir.

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 24 )

g ) İnceleme Tutanakları :

Madde 143 -f) İmtihanlarda kullanılan l., 2. inceleme ve soru tespit tutanağı tek metin halinde birleştirilmiştir.

( Lise Ortaokullar Yönetmeliği m - 143/3f ) )

h ) İlköğretim:

Sınav Sonuçlarının Duyurulması

Madde 40- Öğretmenler, yaptıkları sınavların, verdikleri ödev ve projelerin sonuçlarını öğrencilere bildirirler. Yapılan başlıca ortak hataları sınıfta açıklarlar. Sözlü sınav sonucu o ders saati içinde, yazılı sınav, uygulama ve ödev sonuçları ise yazılı sınavın yapıldığı, ödevin, uygulamanın veya projenin teslim edildiği tarihten başlayarak en çok on beş gün içinde öğrenciye duyurulur.

( İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m - 40 )

ı ) Orta Öğretim :

Sınav Sonuçlarının Duyurulması ve Sınavlara İtiraz.
Madde 25- Öğretmenler yaptıkları sınavların, verdikleri ödev ve projelerin sonuçlarını öğrencilere bildirirler ve 0yapılan başlıca ortak hataları sınıfta açıklarlar. Yazılı sınavlar, uygulamalar ve ödev sonuçtan yazılı sınavın yapıldığı tarihe veya ödevin, uygulamanın yahut projenin teslimi tarihine göre en çok 15 gün içinde öğrenciye duyurulur. Öğrencinin istemesi halinde sınav kağıdı ders öğretmeni ile birlikte bir defa daha incelenir.

( Sınıf Geçme Yönetmeliği m - 25 )

Ortalama Yükseltme Sınavı Sonuçlarına İtiraz :

Değerlendirme Sonunda Yapılacak İşler

Madde 18- Sınav kâğıtlarının değerlendirilmesiyle ilgili bütün işlemler bittikten sonra öğrencilerin aldıkları notlar not çizelgesine geçirilir.

Aynı dersten birden fazla sınav türü uygulaması halinde, bu sınavlarda alınan puanların aritmetik ortalaması alınıp not olarak tespit edilir.

Bu şekilde kesinleşen notlar değiştirilemez ve notlara itirazda bulunulamaz. Cevap anahtarı, puanlama baremi ve sorular, sınav kâğıtları ile birlikte bir yıl saklanır. Sınav kâğıtları, okulu denetlemeye yetkili olmayan kimselere gösterilmez ve verilmez.

( Ortalama Yükseltme Sınavı Yönergesi m - 18 )

EVRAKININ SAKLANMASI

Yazılı Yoklama Kağıdı :

Madde 7-Arşiv Malzemesinin Bakanlık Arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.Ancak daha uzun süre saklanacak malzemeler Bakanlıkça tespit edilir.Bakanlık arşivinde saklama süreleri (EK:7) de gösterilmiştir.

( Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 7 )

Değerlendirme Sonunda Yapılacak İşler

Madde 18- Sınav kâğıtlarının değerlendirilmesiyle ilgili bütün işlemler bittikten sonra öğrencilerin aldıkları notlar not çizelgesine geçirilir.

Aynı dersten birden fazla sınav türü uygulaması halinde, bu sınavlarda alınan puanların aritmetik ortalaması alınıp not olarak tespit edilir.

( Ortalama Yükseltme Sınavı Yönergesi m - 18 )

Malzemenin Bakanlık Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 6-Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi,işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla(Provenance Sistemi) tasnif edilir.Bu tasnif sisteminin esası,arşivlere devredilen fonları,bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu,daire ve alt birimleri,hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir,Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif İşlemleri Şu Sırayı Takip Eder:

a)Önce,her daire ve alt birimlere ait evrak,tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır.Birimlerin evrakı,işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi,Bakanlığın genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

Kesin Tasnif,muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b)Bakanlık Merkez,Taşra ve Yurtdışı Teşkilatı ile bağlı kuruluşların Merkez ve Taşra Teşkilatlarının kodlanarak, her birimin evrakının nereye yerleştirileceğinin bilinmesi gerekmektedir.Tasnif edildiği yerden alınan belgenin tekrar depodaki yerine konması için de öncelikle kurumun,alt birimlerin ve bağlı kuruluşlar ile Yurtdışı Teşkilatı kodunun tespiti lazımdır.Sadece kurum kodu yeterli olmamaktadır.Birimlerin,alt birimlerin,bağlı kuruluşlarıyla Yurtdışı Teşkilatında kodlanması gerekmektedir.

Teşkilat şemasına göre;Bakanlık Merkez,bağlı kuruluşlar ve taşra teşkilatının birim ve alt birimleri ile Yurtdışı Teşkilatı birimlerinin Bakanlıkça tespit edilen kadroları esas alınarak kodlama işlemine geçilir.Evrak ve eklerine,aidiyeti ve bütünlüğü bozmayacak şekilde ayrı ayrı kod numaraları verilir.

Kodlama Esasları:

- Kurum Kodu : Bakanlık,kurum ve kuruluşlar

- Birim kodu : Genel Müdürlük veya Müstakil Daire Başkanlığı

- Alt birim kodu : Daire Başkanlığı

- Hizmet birim kodu : Dosya tasnif numarası almamış belgelerden,hizmetlerde farklılık varsa,bu hizmetler kodlanacaktır.Eğer,dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa,yeniden kod verme yoluna gidilmeyip,bu dosya numaraları aynen kullanılacaktır

Kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur:

1)Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

2)Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken,bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

3)Evrak ve vesaikin eklerine de,aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama,kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

Bakanlık kodlama cetveli EK-1'dedir.

c)Ayırımı yapılan vesaik ve evrakdan,konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar,ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita,plan,proje ve benzerleri,asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz.Bu tür ekler,asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın,dağıtılmasına mani olmak,yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak,dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır.Her dosyada,evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır.Evrakın ekleri,kendi içerisinde sayıldıktan sonra,asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine,adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d)Daha sonra,birimleri tespit tespit edilmiş olan evrak ve vesaik,kendi içerisinde "gün,ay ve yıl"sırasına göre, kronolojik sıraya konur.Bu işlem yapılırken,aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

1)Kronolojik sıralama işlemi,küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır.Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2)Üzerine yalnızca "ay"ı olup,günü belli olmayan evraklar,sıralamada,evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse,bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur.

3)Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler,Miladi tarihe çevrilerek alınır.

4)Bazı eski harfli evrak ve vesaikde,tarihler,"ay"olarak üç parçaya bölünerek,"Eyail","Eyasit" ve "Eyahir" tabirleri ile kullanıldığından;"Eyail"yazılı olanlar,ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya "Eyasit"yazılı olanlar,ait oldukları ayın 20 inci gününden sonraya;"Eyahir"yazılı olanlar ise,ait oldukları ayın 30 uncu günün den sonraya konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp;sadece yıl yazılı olanlar,ait oldukları yılın en sonuna konulur.

5)Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde,tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da,ait oldukları yılın,ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur.Tahmini tarihleme kaydı,köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e)Ayırma neticesinde,evrak ve vesaikin ait olduğu,kurumun daire başkanlığına kadar,daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden,lastikden yapılmış "Arşiv Yer Damgası",(Ek:2),evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır.Arşiv yer damgasında,"Alt Birim Kodu'na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden,bunların belirlenmiş kodları,lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır.Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası","Dosya Numarası"ve"Evrak Sıra Numarası"bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu Numarası"bölümünde,evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası"bölümüne,bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası"bölümüne ise,her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır.

Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır."Arşiv Yer Damgası"aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından,evrakın eklerine de basılır.Kodlama,"Kutu Numarası","Dosya Numarası"ve"Evrak Sıra Numarası"bölümleri,kurşun kalemle doldurulur.Boyalı,sabit,tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f)Her bir dosya gömleği içerisinde,o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek,bir"Dosya Muhteviyatı Döküm Formu"(EK:3) konacaktır.

g)İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için,belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin),sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın,"Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir.Bu etiketlerde (EK:5),"Dosya Numarası",hanesine,bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlem Yılı" yazılır.Aynı şekilde,dosya gömleklerinin ön yüzlerine de,kodlamanın"Dosya Sıra Numarası"dahil,"İşlem Yılı"kaydedilir.

Ayrıca,Hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için,kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde,"İşlem Yılı"hanesinin altına,dosya ve dolayısıyle kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları,aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir.Bunun için,"İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h)Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları,dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

ı)Bu tasnif sisteminde,ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın,envanteri hazırlanır.Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün,mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i)Bütün bu işlemler,daha sonra kataloglara geçirilir.

j)Tasnifi tamamlanmış olan evrak,standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK:4)(veya Klasörlere) konmuş olarak,gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda,tasnif planına uygun olarak,bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede,raflarda,çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa,gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru devam eden bir sıra dahilinde yerleştirilir.

Yerleştirme işlemi,arşiv deposuna girildiğinde,sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır.Bu işlem,her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi,yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur.

Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (Film,fotoğraf,plak,ses ve görüntü bandı,vb.)tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Bakanlık Arşivinde Saklama Süresi

( Arşiv Hizmetleri Yönergesi m - 6 )