Make your own free website on Tripod.com

 

DESİMAL DOSYALAMA SİSTEMİ

  

Desimal dosyaların oluşturulduğu her ana klasör içinde; gelen-giden evrakın gömlek dosyaları ayrı tutulur.

 Gelen evrak, kayda girmeden, kesinlikle kurum müdürünün, yoksa yetkilinin havalesinden geçer.

 Her yılın sonunda, o yılın evrakı arşive kaldırılır.

 Resmi yazıların ; şekil, biçim ve tüm ayrıntıları için bakınız : 

(Genelge : Personel Genel Müdürlüğü 14.06.1996-1482.76887) , ( Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü : 17.02.1994-3036 “Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” m-1-31)

1. TUTULACAK DEFTER VE DOSYALAR 

2. DESİMAL NUMARALARI 

1. TUTULACAK DEFTER VE DOSYALAR 

 

Defterler, Çizelgeler, Dosyalar

Madde 143- (Değişik: 06/04/1987 - 2231 s.T.D.)

1. Okullarda tutulması Zorunlu Olan Defter, Dosya ve Çizelgeler Şunlardır:

a) Defterler:

1) Öğrenci künye defteri,
2) Öğrenci yoklama defteri,
3) Sınıf ders defteri,
4) Sınıf geçme defteri,
5) Sınıf geçme özet defteri,
6) Diploma defterleri,
7) Tasdikname defteri,
8) Okul dışından imtihanlara girenler için künye defteri,
9) Öğretmen-memur-hizmetli devam-devamsızlık defteri,
10) Öğretmen-memur-hizmetli devam-devamsızlık defteri,
11) Gelen ve giden evrak defteri,
12) Zimmet defteri (Posta zimmet, evrak zimmet),
13) Teftiş defleri,
14) Disiplin Kurulu karar defteri,
15) Nöbet defteri,
16) (17),( 18),(19) şıklar meslek liseleri ve ilkokullarla ilgili olduğu için alınmadı.

(Lise Ortaokullar Yönetmeliği m - 143 )

b) Çizelge ve Dosyalar

1) Öğrenci dosyaları,
2) Kanaat ve imtihan not çizelgeleri dosyası,
3) Öğretmenler kurulu tutanakları dosyası,
4) Disiplin Kurulu belgeleri dosyası,
5) Öğretmenlerin haftalık ders dağıtım çizelgeleri dosyası
6) Personelin şahıs dosyaları,
7) Gelen ve giden yazı dosyaları (Desimal sisteme göre
8) Gizli yazılar dosyası,
9) Seferbelik dosyası.

c) Okullarda ayrıca " 26 Mayıs 1927 tarih ve 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu, Ayniyat Talimatnamesi ile Millî Eğitim Bakanlığına Bağlı Okul Pansiyonları Yönetmeliği"nin gerektirdiği defter dosya ve çizelgeler de tutulacaktır.

2. Yürürlükten kaldırılan defter ve belgeler:

a) İmam Hatip Liselerinde kullanılan "Öğrenci Sicil Fişleri",
b) Devamlı öğrenciler için düzenlenen "İmtihana Giriş Belgesi",

3. Kırtasiyeciliğin azaltılması, idari usul ve işlemlerin süratli ve sağlıklı yürütülmesini sağlamak için;

a) Öğrenci dosyası basitleştirilerek dosyalar ilkokuldan, yüksek öğrenime devam ettirilecek şekilde düzenlenmiştir.

b) Öğrenci nakillerinde öğrenci dosyasının alındığı bildirilmeyecek, alınmama halinde alınmadığı bildirilecektir.

c) Yeniden düzenlenmiş bulunan Ders dağıtım çizelgeleri, ders yılı başında (Kasımın ilk haftası) bir defaya mahsus olmak üzere düzenlenerek Bakanlığa gönderilecek, ancak gönderilen bu çizelgede değişiklik söz konusu olursa onlar bildirecektir.

ç) Fıkrası ilkokullarla ilgili olduğu için alınmadı.

d) Bazı okullarda aynı tutulan öğretmen, memur ve hizmetli sicil defteri birleştirilmiştir.

e) Sınıf geçme özet defteri, ara sınıflarda bir nüsha olarak tanzim edilecek ve arşivlenmek üzere Millî Eğitim Müdürlüğüne gönderilecektir.

f) İmtihanlarda kullanılan l., 2. inceleme ve soru tespit tutanağı tek metin halinde birleştirilmiştir.

g) 03.05.1993 tarih ve 141 sayılı Kararla Yürürlükten kaldırılmıştır. Bakanlığımıza bağlı Öğretim kurumlarında maaş, ücret, vergi iadesi, öğrenci devam-devamsızlık vb. işlemlerin, formlarına uygun olarak hazırlanmış yazım programı kullanılması ve bilgisayar çıktılarının birer örneğinin saklanması kaydıyla bilgisayar ile tutulması, 06/05/1994 tarih ve B.08.0.TTK.0.01.02.04/500-3716 sayılı yazılarıyla uygun bulunmuştur. (06/06/1994 tarih ve 2408 sayılı Tebliğler Dergisi.)

Defter ve Dosyalar

Defter ve Dosyalar

 Madde 113- İlköğretim kurumlarında, kurumun özelliğine göre, aşağıda yazılı defler, çizelge ve dosyalar tutulur.

a) Defterler;

1- Öğrenci künye defteri,

2- Her sınıf için öğrenci yoklama defteri,

3-Sınıf ders defteri,

4- Zimmet defteri,

5- Sınıf geçme defteri,

6- Diploma defteri,

7- Belge defteri,

8- Dışarıdan bitirme sınav defteri,

9- Teftiş defteri,

10- Demirbaş eşya (A), Ders araçları (B), Kitaplık (C) Defterleri,

11- Kullanılmaya ve yoğaltılmaya yarayan eşya ve gereçler defteri,

12- Öğretmen ve Personel sicil defleri,

13- Memur, hizmetli devam-devamsızlık defteri,

14- Avans defteri,

15- Senet ve fatura defteri,

16- Gelen-giden evrak kayıt defteri,

17- Beslenme ve ambar defteri,

18- Okul kitaplık defteri,

19- Sınıf kitaplık defteri,

20- Nöbet defteri,

21- Öğretmen ve personel izin defteri,

22- Öğrenci geçici (aday) kayıt defteri,

23- Ödenek defteri,

24- Öğretmenler kurulu karar defteri,

25- Sınıf ve şube öğretmenleri karar defteri.

b) Çizelge ve dosyalar;

1- Öğrenci gelişim dosyaları,

2- Not çizelgeleri,

3- Personel şahıs dosyaları,

4- Maaş bordrolarının onaylı örnekleri dosyası,

5- Harcama evrakı (asıl ve örnekleri),

6- Demirbaşların düşülen eşyaya ilişkin evrak ve tutanaklar dosyası,

7- Okula gelen ve okuldan giden yazılar dosyası, (Desimal sisteme göre)

8- Kullanılan ve yoğaltılan eşya ve gereçlerin girme ve çıkmasına ilişkin yazılar dosyası,

9- Gizli yazı dosyası,

10- Sivil savunma dosyası,

11- Satın alma işleri ile ilgili karar dosyası,

12- Masraf tahakkuk ve ödeme çizelgeleri örnekleri dosyası,

13- Demirbaş eşya sayını ve devir tutanakları, hizmetler ve salın alma işleriyle ilgili defter ve demirbaş eşya genel toplam (İcmal) defter örnekleri,

14- Eğitici çalışmalar ve sosyal etkinlikler dosyası,

15- Millî bayramlar, belirli günler ve haftalar dosyası,

16- İstatistik dosyası,

17- Öğretmenler Kurulu karar tutanaktan dosyası.

c) Ayrıca "1050 sayılı Muhasebe-İ Umumiye Kanunu", "Ayniyat Talimatnamesi" ile "Millî Eğitim Bakanlığına Bağlı Okul Pansiyonları Yönetmeliği "nin gerektirdiği defter dosya ve belgeler tutulur.

(İlköğretim Kurumları Yönetmeliği  m- 113 )

 

2. DESİMAL NUMARALARI 

 

GENEL İŞLER

            000.0            GENEL

            000.1            Yanlış Evrakın İadesi.

            000.2            Başka Bakanlık veya müesseselerden gelen ve ana konularımızı ilgilendirmeyen gene mahiyetteki genelgeler

İSTATİSTİKLER

            010.            Genel.

            011.            Memurlarla ilgili istatistikler.

            012-            Öğretmenlerle ilgili istatistikler.

            013.            Öğrencilerle ilgili istatistikler.

            014.            Eğitim ve sınavlarla ilgili istatistikler.

            0.15.            Kütüphane,İzcilik ve yayın ile ilgili istatistikler.

            0.16.            Sağlık işleri ile ilgili istatistikler.

            0.17.            Malzeme ile ilgili istatistikler.

            0.18.            Genel nüfus ile ilgili istatistikler.

0.19.                    Yukarıdaki kademeler dışında kalan istatistikler.

UMUMİ MAHİYETTEKİ YAZIŞMALAR

0.21.           Umumi mahiyetteki anketler.

022.            Yerli ve yabancı teşkilat veya şahıslar tarafından Bakanlığımıza ait işler hakkında bilgi istenmesi konusunda yazışmalar.

KANUN TASARILARI

            0.30.            Genel.

            0.31.            Bakanlıkça hazırlanan kanun tasarıları.

            0.32.            Mütalaa alınmak üzere diğer Bakanlıklardan gelen kanun tasarıları

TÖRENLER

0.40.                    (Tören adlarına göre dosya gömlekleri açılır)

TATİL GÜNLERİ, MÜSAMERELER, MÜSABAKALAR, MÜKAFATLAR

            0.50.            Genel

            0.51.            Yönetmelik konusu dışında resmi,mahalli veya olağanüstü tatiller

            0.52.            Müsamereler.

            0.53.            Müsabakalar.

0.54.           Mükafatlar

UMUMİ MAHİYETTEKİ GEZİLER VE ZİYARETLER

            0.60.            Genel.

            0.61.            Yurt içinde yapılan geziler ve ziyaretler.

            0.62.            Yurt dışında yapılan geziler ve ziyaretler.

            0.63.            Yabancıların yurdumuzda yapacakları tetkik seyahatleri

DERNEKLERLE YAZIŞMALAR

            0.70.            (Her çeşit öğretmen veya öğrenci teşekküleri,okul birlikleri,yardım sandıkları ,işçi sigortaları, dernek ve kurumlar  gibi müesseselerle umumi mahiyette yazışmalar.Teşekküllerin adlarına göre ayrı ayrı gömlekler açılarak alfabetik tasnif yapılır.)

0.71.        Yabancı memleketlerin Türkiye’deki kültür dernekleri

ÖĞRETİM VE EĞİTİM

 310.            Genel

            311.            Çeşitli öğretim ve eğitim meseleleri hakkındaki çalışmalar,incelemeler,rapor

            lar,mütalaalar(şimdilik her özel konu,ayrı bir dosyada 311.numarası yanında

            konu adı yazılarak alfabe arasına göre tasnif edilir. Meselâ: Rehberlik,test usul

            leri,yeni bir okul tipi deneme konusu vs.gibi)

312.            Öğretim ve eğitim faaliyetlerinin gidişi hakkında raporlar.

YÖNETİM

400.            Genel

            410.            Teftiş Ve Tahkikat İşleriyle Umumi Mahiyette İlgili Yazışmalar.

420.            Her Türlü Öğretim Müesseselerinin Kuruluşları,Gelişmeleri

                               Teftişleri,Faaliyetleri,Tarihçeleri Ve Her Türlü İdari İşleri

                                Hakkındaki Yazışmalar,Raporlar,Belgeler.

            422.           İlköğretim müesseseleri idari işleri.

            422.0.         Genel.

            422.1.         Okulların üst makamlarla idari konudaki yazışmaları.

            422.2.         Okulların kendi iç hizmetleri işlemleri.

            423.            Ortaöğretim müesseseleri idari işleri.

            423.0.         Genel.

            423.1         Okulların üst makamlarla idari konudaki yazışmaları.

423.2.                Okulların kendi iç hizmetleri işlemleri

TÖREN VE ARŞİV İŞLERİ

            470.           Genel.

            473.            Tören yerleri konusunda yazışmalar

            475.            Tören yerleriyle ilgili çalışmalar ve raporlar.

476.            Arşiv işleri

ÖĞRENCİ İŞLERİ

            500.ÖĞRENCİ İŞLERİ

            500.            Genel

            501.            Öğrencilerin yönetmelikle ilgili olup tefrise veya mütalaaya lüzum gösteren durumları

                                hakkında yazışmalar.

            502.            Çeşitli öğrenim belgeleriyle (diploma,tasdikname,karne gibi.)girebilecekleri okul veya

                                sınıfın tayinini isteyenlerin müracaatı.Ad üzerine alfabetik.)

            503.            Öğrencilerle ilgili genel mahiyette tamimler,cetveller vs.

            510.            ÖĞRENCİ KAYIT VE KABUL,NAKİL İŞLERİ,PARALI-PARASIZ YATILI KABUL VE NAKİL İŞLERİ VE            BUNLAR HAKKINDA YAZIŞMALAR.

            520.            ÖĞRENCİ DİSİPLİN İŞLERİ.

            530.            ÖĞRENCİ İMTİHAN VE SINIF GEÇME İŞLERİ.

            530.            Genel.

            531.            Öğrenci imtihan ve sınıf geçme işleri.

            532.            Okul dışından imtihana girme işleri.

            533.            İmtihan evrakının tetkik işleri.

            540.            ÖĞRENCİ SAĞLIK İŞLERİ (PREVANTORYUM-SANATORYUM TEDAVİSİ,BAŞKA İLLERDEN GELEN ÖĞRENCİLERİN SIHHİ MUAYENE İÇİN MÜRACAATLARI BU MEYANDADIR.

            550.            ÖĞRENCİ BURS VE YARDIM İŞLERİ.

            550.            Genel.

            551.            Türk öğrenciler yardım işleri.

            552.            Mülteci öğrenciler yardım işleri.

            553.            Türk öğrenciler burs işleri.

            554.            Yabancı öğrenciler burs işleri.

            560.            KAMP VE SPOR İŞLERİ,ÖĞRENCİ KOLLARI.

            560.            Genel.

            561.            Kamp işleri.

            562            Spor işleri.

            563.            Çeşitli öğrenci kolları ve teşekkülleri.

           

            570.            MEZUN OLMUŞ ÖĞRENCİLERİN ÇEŞİTLİ İŞLERİ (DİPLOMALARININ TASDİKİ VE TEVZİİ,                   MEZUNLARIN TAYİNİ İLE İLGİLİ İŞLER,BİR GÖREVE TAYİNİNDEN EVVEL MECBURİ HİZMETİNİN DEVRİ VEYA TECİLİ GİBİ İŞLER.)

            580.            ÖĞRENCİLERİN DİĞER İŞLERİ (YURT ÖĞRENCİLERİNİN İŞLERİ,ASKERLİK İŞLERİ, DİNLEYİCİ    OLARAK DEVAM İŞLERİ,MECBURİ ÖĞRENİM ÇAĞINDAKİ ÇOCUKLAR KONUSUNDA İŞLER.VS.)

            590.            YABANCI MEMLEKETLERDE ÖĞRENİM İŞLERİ.

            591.            Resmi Daire ve müessese hesabına olanlar.

592.                          Kendileri hesabına olanlar.

BASIM,YAYIN VE KİTAP İŞLERİ  

            600.            Genel.

            610.            ÇEŞİTLİ NEŞRİYAT.

            610.            Genel.(küpürler  genel numaralı dosyada bulundurulur.)

            611.            Ders kitapları ile ilgili yazışmalar.

            611.1.         Bakanlıkça bastırılan ders kitapları.

            611.2.         Serbest basıma bırakılan ders kitapları.

            611.3.         Yardımcı ve müracaat kitapları.

            611.4.         Basma ders vasıtaları hakkında yazışmalar.

            611.5.         Okul ders kitaplarının yayım evlerinde satılması için müesseseler

                                veya şahıslarla yapılan haberleşme

            611.6.         Okul yardımcı ve müracaat kitaplarıyla basma ders vasıtalarının

                                yayım evlerinde satılması için müesseseler veya şahıslarla yapılan

                                yazışmalar.

            612.            Klasik eserler yayımı ile ilgili işler.

             613.            Bilim eserleri yayımı ile ilgili işler.(ders kitapları ve klasikler dışında kalan

                                telif,tercüme ve sadeleştirme eserler.)

            613.1.          Bakanlıkça bastırılan bilim eserleri.

            613.2.          Bilim eserleri konusunda hariçten vaki müracaatlar

            614.            Bakanlıkça yayınlanan periyodik eserler ve dergiler.

            614.1.          Türk ansiklopedisi.

            614.2.          İslam ansiklopedisi.

            614.3.          Sanat ansiklopedisi

            614.9.          Dergiler.(dergi adlarına göre alfabetik tasnif)

            615.            Programların,tamimlerin,yönetmeliklerin,broşürlerin,kanunların baskı ve

                               dağıtımı ve sipariş işleri.

            615.            Genel.

            615.1.         Programların baskı ve dağıtım işleri.

            615.2.         Genelgelerin baskı ve dağıtım işleri.

            615.3.         Yönetmeliklerin baskı ve dağıtım işleri.

            615.4          Broşürlerin baskı ve dağıtım işleri.

            615.5.         Kanunların baskı ve dağıtım işleri.

            615.6          Resmi gazete istenmesi ve dağıtımı.

            670.            KÜTÜPHANECİLİK İŞLERİ.(MERKEZ VE TAŞRA TEŞKİLATI İLE OKUL VE

                               MÜESSESELERDEKİ KÜTÜPHANELER.)

            671.            Tasnif,tertip ve tanzim faaliyetleri.

            672.            Kütüphane katalogları vs. kataloglar.

            673.            Kitapların korunması (Kitap patolojisi) cilt işleri,eski eserlerin ciltlenmesi ve

                                restorasyonu.