MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM 

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tarifler

Amaç

Madde l- Bu Yönetmeliğin amacı; Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuaıluşların merkez ve taşra teşkilâtında bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum olmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu Yönetmelik, Millî Eğitim Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatındaki arşiv hizmetlerinin yürütülmesine dair hükümleri kapsar.

Dayanak

Madde 3- Bu Yönetmelik, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile 179, 208 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Tarifler

Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen;

"Bakanlık", Millî Eğitim Bakanlığını,

"Arşiv Malzemesi", Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlamış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlakî, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

"Arşivlik Malzeme", yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletler arası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletler arası antlaşmalar, kurul kararlan, öğretim programlan, her türlü soruşturma ve dava dosyalan; teftiş, öğrenci, künye, sınıf geçme, tasdikname, diploma defterleri; okul ve kurum açma, kapama onayları; öğrenci dosyalan, maaş bordroları gibi malzemeyi,

"Birim Arşivi", Bakanlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimleri ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birimlerde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı Ortaöğretim Genel Müdürlüğü arşivi, Millî Eğitim Müdürlüğü arşivi, Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğü arşivi, resmî veya özel ilkokul, ortaokul, lise ve yurt müdürlüğü arşivi, yurt dışı eğitim müşavirliği arşivi gibi arşivleri,

"Bakanlık Arşivi", Bakanlık merkez teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivi,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Malzemenin Korunması ve Saklanması Kuruluş

Madde 5- Birimler belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için "Birim Arşivlerini", Bakanlık ise daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Bakanlık Arşivi" kurar.

Malzemenin Korunması ve Saklanması

Madde 6- Bakanlık ve birimler, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Bakanlık ve birimler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daima çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludurlar.

Malzemenin Gizliliği

Madde 7- Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kubul edilmiş ve halen bu özellikleri koruyan arşiv malzemesi, Bakanlık arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemelerinin gizliliği, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Bakanlık arşivi hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu amirin teklifi ve Bakanlığın onayı ile kaldınlır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdüriüğü'nün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 8- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devanı edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre:

a) Birimi,

b) işlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih, (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğaı yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,

esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kaide olarak sicil dosyalan; sicil numarası (kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, verilen hizmet itibariyle, özellik arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi üniteleri arasında mutabakat sağlanması ve dosya plânı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

içerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine, kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldmldı" damgası vuaılarak, gizlilik damgası iptal edilir.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 9- ilgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise birim arşivi personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzemenin birim arşivine devri, uygunluk kontrolünden geçirilmiş olan kayıt defteri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 10- Resmî Gazete, Tebliğler Dergisi, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Bakanlık Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 11- Birim arşivinde saklanma sürelerini tamamlayan malzemeden imha edileceklerin dışında kalanlar aşağıda belirtilen hiyerarşik düzen içerisinde "Bir Üst Hizmet Birimine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılarak;

a) Okul ve benzeri kuaımlar, ilçe Millî Eğitim Müdürlüklerine; bunlar da 11 Millî Eğitim Müdürlüğüne,

b) Yurt Müdürlükleri, Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Bölge Müdürlüklerine; bunlar da Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kuaımu Genel Müdürlüğü'ne ,

c) Bakanlık merkezindeki birimler, bağlı kuaüuşlar, yurt dışı teşkilâtı birimleri ve II Millî Eğitim Müdürlükleri de Bakanlık arşivine, devrederler. Devretme işlemleri kayıt defteri veya föyler ile yapılır.

Damgalama

Madde 12- Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Bakanlık arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılarak "Millî Eğitim Bakanlığı Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Katalogların Hazırlanması

Madde 13- Bakanlık arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkartılır ve katalogları hazırlanır.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 14- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma 'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Teslim edilen arşiv malzemesi formunun üzerindeki;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, film, resim, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga ve bunun gibi olduğu,

c) "işlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilât Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kuaım, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) "Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "işlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli Evrak "G" kısaltmasıyla gösterilir. )

ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, ' i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 15- Bakanlık arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri veya "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" varsa kayıt defterleri ile birlikte devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Bakanlık elinde kalacağı, Bakanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce kararlaştırılır. Bakanlığın kendi arşivinde kalan arşiv malzemesi yönetmeliğin 6. maddesi hükümlerine tâbidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM 

Bakanlık ve Birim Arşivi İşlemleri Hakkında Ortak Hükümler

Arşivlerden Yararlanma

Madde 16- Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korun-ması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Bakanlık ve birim arşivinden alınan malzeme, inceleme sonunda geri verilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 17- Araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi, Bakanlar Kurulunca tespit edilen usul ve esaslara göre yapılır.

Uygunluk Kontrolü

Madde 18- Birim arşivine veya Bakanlık arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir, bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri ve föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h.) işlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 19- Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri ile bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Bakanlık arşivine aynı düzende teslim edilir.

Malzemenin tasnifi ve yerleştirilmesi 16 Mayıs 1988 gün ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 24. madde hükümlerine göre yapılır.

Ayrıca, bu konuda yönerge hazırlanır.

Bakanlık ve Birim Arşivinde Saklama Süresi

Madde 20- Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Arşiv malzemesinin Bakanlık arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri ise birim arşivlerindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Ancak, daha uzun süre saklanacak

malzemeler ve bazı malzemelerin birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri bir yönerge ile tespit edilir.

Ayıklama ve imha

Madde 21- Bakanlığın taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşlarında bulunan birim arşivlerinde, ayıklama ve imha işlemleri, Yönetmeliğin altıncı ve yedinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

Ancak, Bakanlık merkez teşkilâtında bulunan birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz; ayıklama ve imha işlemleri Bakanlık Arşivinde yapılır.

ALTINCI BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü ve İmha Edilecek Malzeme

Madde 22- imha edilecek malzemenin tespit ölçüsü, imha edilecek malzemenin tespiti 16 Mayıs 1988 gün ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 30 ila 31. maddeleri hükümlerine göre yapılır.

Ayıklama ve imha Komisyonlarının Kurulması

Madde 23- Ayıklama ve imha komisyonları aşağıdaki şekilde kurulur;

a) Bakanlık arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için Bakanlık arşivi sorumlusunun başkanlığında;

1) Bakanlık arşivinde görevli iki personel,

2) Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin amiri tarafından görevlendirilecek iki personel,

3) Varsa müze, kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten birim görevlerinden birer personelden,

meydana gellen ''Bakanlık Arşivi Ayıklama ve imha Komisyonu" kurulur, ihtiyaç duyulması halinde birden fazla komisyon kurulabilir.

b) Bakanlık taşra ve yurt dışı teşkilâtı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilâtında bulunan arşivlerde yapılacak ayıklama ve imha işlenilen için birim âmirinin başkanlığında

1) Birim arşivinde görevli bir veya iki personel,

2) Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili dairenin amiri tarafından görevlendirilecek iki personel,

3) Varsa müze, kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten birim görevlilerinden birer personelden,

meydana gelen "Birim Arşivi Ayıklama ve imha Komisyonu" kurulur.

Ancak, yukarıda belirtilen sayıda ve nitelikte yeterli personeli bulunmayan birimlerde; bir üst hizmet birimi tarafından personel görevlendirilerek en az üç kişilik komisyon marifetiyle ayıklama ve imha işlemi yapılır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 24- Ayıklama ve imha komisyonları her yılın Mart ayında çalışmaya başlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemeyi ayıklamaya tabi tutar, imha listelerini hazırlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar vermediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

YEDiNCi BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 25- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre; birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas alınmak suretiyle ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 26- imha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre; teşekkül ettiği birini, yılı, mahiyeti, aidiyet, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak suretiyle iki nüsha olarak imha listeleri hazırlanır, imha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

imhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

imha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 27- Hazırlanan imha listeleri, ilçede kaymakam, ilde vali, yurt dışında ilgili misyon şefi, merkez teşkilâtında ise Bakan tarafından onaylandıktan sonra kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

Madde 28- imha, aşağıdaki esaslara göre yapılır.

a) Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü'ne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA'nın yetkili mahallî kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce makinelerle okunmayacak şekilde kıyılması şarttır.

b) SEKA'ya gönderilmesi veya mahallînde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı Devlet ihale Kanunu veya birimlerin özel mevzuatına göre soaımluluk, ihaleyi yapan birime ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 29- imha edilecek malzemeden, içerisindeki iğne, raptiye, tel gibi madeni cisimler ve karbon kâğıtları ayıklanır, kullanma imkânı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

Madde 30- imha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 31- ikişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanaklar ile bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulunduaılarak gruplandırılır.

Taşra teşkilatındaki birim arşivlerinde yapılan imha işlemlerine ait olanların birinci nüshası ilgili birim arşivinde, ikinci nüshası bir üst birim arşivinde,

U Millî Eğitim Müdürlükleri, bağlı kuruluşlar ve yurt dışı teşkilâtı birim arşivlerinde yapılan imha işlemlerine ait olanların birinci nüshası ilgili birim arşivinde, ikinci nüshası Bakanlık arşivinde,

Bakanlık arşivinde yapılan imha işlemlerine ait olanların ise birinci nüshası Bakanlık arşivinde, ikinci nüshası merkez teşkilâtının ilgili birim arşivinde,

denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

Tereddütlerin Giderilmesi

Madde 32- Ayıklama ve imha işlemleriyle ilgili tereddüt edilen konularda, birimler Bakanlığın; Bakanlık'da Başbakanlığın (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) görüşünü talep eder. Ayrıca, bir yönerge ile tereddütlerin giderilmesi sağlanır.

Madde 33- Bu Yönetmelikte bulunmayan hükümler için 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

SEKiZiNCi BÖLÜM

Geçici Hükümler

Geçici Madde l- Çeşitli sebeplerle arşivlerde birikmiş eski malzeme için bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden 3 ay içerisinde her yıl kurulan ayıklama ve imha komisyonlarının dışında ayrı ayıklama ve imha komisyonları kuaılur. ihtiyaç duyulması halinde bu komisyonların sayısı artırılır.

Bu komisyonlar Bakanlık arşivinde en geç 5 yıl, birim arşivlerinde 2 yıl içerisinde ayıklama ve imha işlemlerini tamamlarlar.

DOKUZUNCU BÖLÜM 

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 34- Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer

Yürütme

Madde 35- Bu Yönetmelik hükümlerini Millî Eğitim Bakanı yürütür.